Zasady dobrego feedbacku, czyli jak udzielać informacji zwrotnej

Ostatnia aktualizacja: 18.10.2023

Informacja zwrotna jest potężnym narzędziem pomagającym innym w poprawie ich wyników i ich samych. Proces udzielania feedbacku może być bardzo trudny, ale jest to również jedna z najbardziej satysfakcjonujących możliwości dla liderów w każdej organizacji. Znajomość zasad dobrego feedbacku odgrywa kluczową rolę w sprawnej komunikacji. Pozwala rozpoznawać niekonstruktywną ocenę i zapanować nad emocjami, które wzbudza. Aby skutecznie rozwiązywać konflikty, należy umiejętnie unikać toksyn komunikacyjnych i odnosić się do faktów.

W Artykule:

• Jak wyglądałoby życie bez informacji zwrotnej?
• Feedback pozwala nam dowiedzieć się, co robimy dobrze, a co można poprawić.
• Daje nam wskazówki na temat naszych mocnych stron oraz obszarów, które warto rozwijać i doskonalić.
• Jest to ważne narzędzie w zarządzaniu efektywnością i rozwojem, które pomaga nam ocenić nasze umiejętności, postępy i efekty naszej pracy.
• Udzielanie i otrzymywanie feedbacku jest ważne nie tylko dla rozwoju zawodowego, ale również dla budowania pozytywnych relacji. Dostarcza informacji zwrotnej, która pomaga w komunikacji, współpracy i zrozumieniu potrzeb innych osób.
• Informacja zwrotna jest istotną częścią każdej organizacji i powinna być regularną częścią normalnych interakcji, które pomagają ludziom uczyć się i rozwijać.
• Dobry feedback powinien być pozbawiony jakiegokolwiek ładunku emocjonalnego. Osoba udzielająca feedbacku powinna być pod każdym względem obiektywna.
• W tym artykule podpowiadamy, w jaki sposób można udzielać informacji zwrotnej pracownikom, by bez dyskomfortu i ze zrozumieniem przyjmowali to, co chcemy im powiedzieć

Spis treści:

1. Czym jest feedback i dlaczego jest nam potrzebny?
2. Znaczenie informacji zwrotnej
3. Dobry feedback – zasady udzielania informacji zwrotnej
4. Zachowania, których należy unikać
5. Feedback jako wartość dodana dla pracownika
6. Udzielanie informacji zwrotnej – podsumowanie

Zobacz też: Jak rozwijać pracownika? [ARTYKUŁ] lub TOP 3 zasady skutecznego zarządzania zespołem [PODCAST]

Czym jest feedback i dlaczego jest nam potrzebny?

Jak wyglądałoby życie bez informacji zwrotnej? Prawdopodobnie byłoby pełne domysłów, niekoniecznie trafnych, frustracji, ale przede wszystkim byłoby pełne błędów które – nieświadomi ich popełniania – popełnialibyśmy raz za razem, nie ucząc się i nie wyciągając z nich lekcji.

Feedback, czyli informacja zwrotna, to proces przekazywania informacji lub oceny na temat działania, wydajności lub postępu danej osoby. Jest to ważne narzędzie w zarządzaniu efektywnością i rozwojem, które pomaga nam ocenić nasze umiejętności, postępy i efekty naszej pracy.

Udzielanie informacji zwrotnej polega na dzieleniu się tym, co wiesz o danej osobie, a nie na jej ocenianiu. Nie obwiniamy kogoś za jego błędy, nie krytykujemy i nie oceniamy, ale raczej pomagamy mu w doskonaleniu siebie i swojej pracy w celu osiągnięcia lepszych wyników dla siebie i całego zespołu.

Feedback pozwala nam dowiedzieć się, co robimy dobrze, a co można poprawić. Daje nam wskazówki na temat naszych mocnych stron oraz obszarów, które warto rozwijać i doskonalić. Dzięki niemu możemy dowiedzieć się, jakie konkretne kroki podjąć, aby osiągać lepsze wyniki. Feedback skłania do autorefleksji, pozwala nam zastanowić się nad naszymi działaniami i osiągnięciami. Pomaga nam być bardziej świadomymi naszych zachowań i podejmowanych decyzji.

Znaczenie informacji zwrotnej

Udzielanie i otrzymywanie feedbacku jest ważne nie tylko dla rozwoju zawodowego, ale również dla budowania pozytywnych relacji. Dostarcza informacji zwrotnej, która pomaga w komunikacji, współpracy i zrozumieniu potrzeb innych osób.

Feedback jest kluczowy dla rozwoju człowieka. Pomaga nam zdobywać wiedzę, doskonalić się i budować lepsze relacje. Poprzez feedback otrzymujemy nie tylko wskazówki, co możemy w naszym działaniu poprawić, ale również pochwały za nasze osiągnięcia i wysiłek, co stymuluje nas do dalszej pracy i daje dodatkową motywację.

Ludzie uczą się najlepiej, gdy mają szansę na samodzielne rozwiązywanie problemów. Jeśli udzielasz ludziom zbyt szczegółowych informacji zwrotnych, może być im trudno zastosować te informacje w sposób, który pasuje do kultury organizacji i przepływu pracy. Zamiast więc po prostu mówić komuś, co zrobił źle, spróbuj dać mu konkretne wskazówki do poprawy. Udzielając konstruktywnych rad, a nie tylko wytykając błędy, pomożesz pracownikom poprawić się, nie sprawiając, że poczują się źle sami ze sobą.

Informacja zwrotna jest istotną częścią każdej organizacji i powinna być regularną częścią normalnych interakcji, które pomagają ludziom uczyć się i rozwijać. Nie powinna być częścią procesu oceny. Warto mieć na uwadze, że informacja zwrotna to nie tylko krytyka, ale także pochwała. Kiedy udzielasz komuś informacji zwrotnej, ważne jest, abyś miał jasność co do tego, co mówisz i dlaczego to mówisz, a przede wszystkim – że masz na uwadze dobro drugiej osoby.

Dobry feedback – zasady udzielania informacji zwrotnej

Udzielanie feedbacku to okazja do wsparcia i rozwoju dla innych, należy więc podejść do tego z empatią i szczerą chęcią pomocy. Jedną z ważniejszych rzeczy jest świadomość, że informacja zwrotna powinna być kierowana z poziomu osoby udzielającej feedbacku, a nie w imieniu innych. Aby była efektywna, musi być udzielana w sposób bezpośredni do danej osoby i odnosić się wyłącznie do jej zachowania lub pracy.

Dobry feedback powinien być pozbawiony jakiegokolwiek ładunku emocjonalnego. Osoba udzielająca feedbacku powinna być pod każdym względem obiektywna. Jak więc udzielać informacji zwrotnej pracownikom, by bez dyskomfortu i ze zrozumieniem przyjmowali to, co chcesz im powiedzieć?

Przede wszystkim pokaż, że Ty również jesteś otwarty na informację zwrotną, a nawet na krytykę. Nieprzekraczalną granicą powinno być to, że mówimy zawsze o zachowaniu, o działaniach, bez osobistych wycieczek, z zachowaniem dużej dozy obiektywizmu. Dlatego dobrą praktyką jest, by liderzy pytali pracowników o ich zdanie na temat swoich działań i pokazywali, że to co mówią ludzie ma dla nich znaczenie.

Nie ma jednego rodzaju informacji zwrotnej, warto jednak przestrzegać reguły opierania informacji zwrotnej na faktach, bez krytykowania osobistego zachowania odbiorcy. Udzielając feedbacku mówimy o swoich obserwacjach, a nie wnioskach. Dobry feedback powinien być zatem pozbawiony charakteru oceny osoby, której udzielamy informacji zwrotnej.

Przydatne zasady udzielania feedbacku:

• Przygotuj się do rozmowy. Zastanów się i zapisz, co chcesz powiedzieć danej osobie, ułóż to w logiczną całość. Spontaniczne udzielanie informacji zwrotnej nigdy nie jest efektywne, gdyż możesz powiedzieć coś, czego wolałbyś nie powiedzieć.
• Zadbaj o dobrą atmosferę i pozytywne emocje. Nie mów niczego w złości. Negatywne nastawienie może w tym przypadku bardzo zaszkodzić i rozmówca poczuje się źle.
• Zwracaj się bezpośrednio do rozmówcy. Udzielanie komuś rad, pochwał, dawanie wskazówek musi dotyczy bezpośrednio osoby zainteresowanej. Nigdy nie omawiaj zachowania danej osoby z osobami trzecimi. Takie postępowanie może narazić Cię na utratę zaufania wśród członków Twojego zespołu.
• Omawiaj działanie, nie oceniaj. Granica pomiędzy konstruktywną krytyką a osobistą oceną jest bardzo cienka. Nieświadomie można zranić drugą osobę, dlatego odnoś się do faktów bez wchodzenia we własne wnioski ich dotyczące. Nie wracaj do błędów z przeszłości, które nie dotyczą sprawy, nie porównuj zachowania pracownika, któremu udzielasz feedbacku, do innych.
• Nie dawaj negatywnego feedbacku w obecności osób trzecich.
• Rozpoczynaj od pozytywnego feedbacku. Informacja zwrotna zazwyczaj kojarzona jest negatywnie, a jej rolą jest przecież nauka, poprawa i rozwój.  
• Przekazuj konkretne informacje oparte na przykładach.
• Zachęcaj do reakcji. Zapewnij swojemu rozmówcy przestrzeń do tego, by mógł odnieść się do przedstawionych informacji. Wysłuchaj, co ma do powiedzenia. Jeśli feedback jest negatywny, możesz zapytać o jego pomysł na rozwiązanie problemu.
• Dawaj wskazówki na przyszłość. Feedback powinien być sformułowany w sposób, który pozwoli odbiorcy szybko skorygować swoje działania czy zachowanie. Warto zachęcić pracownika do wspólnego opracowania planu naprawczego.
• Zakończ pozytywnie i motywująco. Spotkanie feedbackowe warto zakończyć pozytywnym akcentem. Może to być na przykład wyrażenie wiary w to, że dzięki zastosowaniu się do wskazówek pracownik będzie mógł być bardziej skuteczny w tym, co robi, a tym samym będzie efektywniej się rozwijać.

Zachowania, których należy unikać

Aby Twój feedback był wartościowym narzędziem dla osobistego i zawodowego rozwoju pracowników, pamiętaj o kilku ważnych zasadach:

Feedback nie może być zbyt ogólny

Upewnij się, że feedback jest konkretny i przekazuje wskazówki co do działań, jakie odbiorca powinien podjąć, by osiągnąć sukces lub poprawić swoje zachowanie.

Nie odnoś się do osoby, tylko do jej działań

Nie krytykuj bezpośrednio osoby, której udzielasz feedbacku. Informacja zwrotna powinna dotyczyć zachowań, które można zmienić, a nie cech osobistych tej osoby.

Nie zwlekaj z informacją zwrotną

Im więcej czasu upłynie między obserwowaną sytuacją a momentem przekazania informacji zwrotnej, tym mniej efektywne staje się jej działanie.

Nie udzielaj feedbacku w obecności osób trzecich

By uniknąć wprowadzania w stan niezręczności lub defensywności u odbiorcy, feedback najlepiej przekazywać w cztery oczy lub w zamkniętym gronie zainteresowanych osób.

Nie zakładaj, że odbiorca wie, o czym mówisz

Zadawaj pytania i upewnij się, że przekazujesz informację zwrotną jasno i zrozumiale.

Feedback jako wartość dodana dla pracownika

Poprzez udzielanie konstruktywnego feedbacku, pracownik może uzyskać informacje zarówno na temat swoich mocnych stron, jak i obszarów do poprawy. To daje mu możliwość rozwoju i doskonalenia swoich umiejętności. Dobrze przekazany feedback na pewno jest motywujący. Słysząc wyrazy uznania za dobre wyniki czy postępy, pracownik czuje się doceniony i zachęcony do dalszej pracy.

Informacja zwrotna może pomóc pracownikowi zrozumieć oczekiwania i cele organizacji. Poprzez konkretny feedback na temat wykonywanej pracy pracownik może lepiej zrozumieć, jakie działania są pożądane i w jaki sposób przyczyniają się do sukcesu organizacji.

Udzielając feedbacku, pracodawcy i liderzy nie tylko wspierają rozwój pracownika, ale także budują relacje oparte na wzajemnym zaufaniu i otwartości. Pracownicy czują się bardziej zaangażowani, gdy wiedzą, że ich opinia i postępy są wartościowe i brane pod uwagę.

Ważne jest, aby feedback był konstruktywny, szczery i oparty na faktach. Jeśli jest odpowiednio przekazany, może przynieść korzyści dla pracownika, pomagając mu rozwijać się zawodowo i odnosić sukcesy w pracy.

Udzielanie informacji zwrotnej  – podsumowanie

Udzielanie informacji zwrotnej nie jest prostym zadaniem. Wymaga przemyślenia, wrażliwości i starannego planowania, aby było skuteczne. Jeśli jednak będziesz postępować zgodnie z tymi wskazówkami i pamiętać, że celem feedbacku jest pomaganie ludziom w doskonaleniu siebie, będziesz w stanie udzielać lepszych informacji zwrotnych za każdym razem.

Cechy dobrego feedbacku:

• zawiera obserwacje poparte przykładami,
• jest udzielany na bieżąco,
• jest konstruktywny i pomocny,
• opiera na faktach i konkretnych zachowaniach, a nie na osobistych opiniach czy emocjach,
• jest obiektywny i sprawiedliwy,
• jest życzliwy i przekazywany z szacunkiem do odbiorcy,
• wskazuje zarówno na mocne strony, jak i obszary do poprawy
• daje pełną perspektywę
• sprzyja kulturze ciągłego rozwoju i wzrostu.

Informacja zwrotna nie jest przeznaczona wyłącznie dla menedżerów, jest ważna dla każdego w miejscu pracy. Jeśli udzielamy informacji zwrotnych, powinniśmy upewnić się, że robimy to prawidłowo.

Informacja zwrotna nigdy nie powinna być częścią procesu oceny – udzielamy jej codziennie i traktujemy jako sposób dla ludzi na wszystkich szczeblach organizacji na doskonalenie swoich umiejętności, bardziej efektywną współpracę i budowanie silniejszych relacji między sobą.

__________________________

Sztuka udzielania informacji zwrotnej jest przydatna w codziennej pracy. Umiejętnie przekazany feedback może znacząco wpłynąć na zaangażowanie i poprawę wyników. Jeśli lider udziela feedbacku nieumiejętnie, relacje w zespole mogą ulec znacznemu pogorszeniu, a nawet wywołać konflikty. Informacja zwrotna nie jest atakiem na druga osobę, jest również daleka od oceniania

Jeśli interesuje Cię prosty i skuteczny sposób udzielania informacji zwrotnej, koniecznie obejrzyj serial Kurs Dobrego Feedbacku w serwisie Youniversity. W pierwszym sezonie autorzy serialu, Maciej Robakiewicz i Iza Kazimierska, prezentują modele komunikacji, które ułatwiają osiągnięcie porozumienia. Dzięki nim nauczysz się poskramiać emocje w rozmowie. Pokazują, jak nie mówić o przeszłości, a koncentrować się na przyszłości, na którą mamy wpływ. Kładą nacisk na docenianie zamiast karcenia i wytykania błędów, pokazując sprawdzone sposoby chwalenia i techniki korygowania. Z pierwszego sezonu kursu dowiesz się, jak umiejętnie prowadzić konstruktywne rozmowy, udzielać feedbacku oraz przyjmować informację zwrotną.

W drugim sezonie kursu autorzy pogłębiają tematy związane z udzielaniem i otrzymywaniem informacji zwrotnej, prezentując jak zachowywać się w codziennych sytuacjach, konstruktywnie doceniać i chwalić, a także co zrobić, kiedy informacji zwrotnej towarzyszą silne emocje. W tym sezonie zobaczysz również, jak poradzić sobie z krytyką i przyjąć ją z klasą.

Razem z autorami serii poznasz zasady dawania dobrego feedbacku i nauczysz się budować kulturę udzielania informacji zwrotnej. Obejrzyj serię i dowiedź się jak poprawić swój komfort pracy.

Jeśli nie jesteś jeszcze subskrybentem Youniversity, a chcesz uzyskać nieograniczony dostęp do obu sezonów serialu Kurs Dobrego Feedbacku, jak również setek innych seriali rozwojowych w przystępnej formie krótkich odcinków, dołącz do Youniversity >> kliknij TUTAJ

________________________________________________

Masz pytanie na temat wyzwań biznesowych związanych z rozwojem pracowników w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, a nasze ekspertki wspólnie z Tobą przeanalizują Twoje wyzwania i znajdą najbardziej wartościowe dla Twojej firmy rozwiązanie.