Jak kaskadować i komunikować strategię w organizacji w 7 krokach?

Ostatnia aktualizacja: 05.06.2023

Posiadanie jasno określonych celów i strategii oraz ich odpowiednie kaskadowanie i komunikowanie jest kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. Brak jasno określonej strategii jest jednym z głównych powodów, dla których firmy upadają. Dlatego tak ważne jest, aby każdy członek zespołu znał cel i strategię organizacji oraz aby była ona jasno komunikowana na wszystkich poziomach. W tym artykule przedstawiamy, dlaczego kaskadowanie strategii jest niezbędne dla organizacji, jakie korzyści płyną z jego stosowania oraz jak skutecznie komunikować strategię na różnych poziomach firmy.

W Artykule:

• Kaskadowanie celów to rozwinięcie celów strategicznych na cele dla poszczególnych struktur, np. działów w firmie, a potem na cele jednostkowe, inaczej przełożenie celów strategicznych na cele pojedynczych pracowników.
• Największym błędem podczas komunikacji strategii jest to, że skupiamy się na tym, co chcemy zrobić, a nie do jakiej sytuacji chcemy doprowadzić. W efekcie większość organizacji, które mają świetną strategię, komunikuje ją jedynie podczas jednorazowych działań, eventów, town hall meetingów, wysyła ją mailem i nie idą za tym żadne inne działania.
• Poprzez źle podjęte działania kaskadowania strategii, żaden z pracowników nie odczuje realnego wpływu i poczucia przynależności do organizacji, w której pracuje.
• Budowanie wspólnych celów w organizacji pozwala na podłączenie pracowników do strategii firmy.
• Kaskadowanie to zaangażowanie pracowników na każdym szczeblu organizacji do tego, by wypracowali cele, które będą wspierać realizację celów firmy. Dlatego poprawna komunikacja strategii to upewnienie się, ilu pracowników zrozumiało strategię firmy.
• W tym artykule pokazujemy, jak sprawić, by w organizacji wszystkie silosy, wszyscy pracownicy, mieli wpływ na realizację celów strategicznych, świadomie je realizowali wiedząc, w jaki sposób ich cele wspierają cele wspólne i cele strategiczne organizacji.
• Sprawdź, jak skutecznie podłączyć pracowników do strategii firmy poprzez budowanie wspólnych celów.

Spis treści:

1. Kaskadowanie strategii – najczęstsze błędy
2. Budowanie wspólnych celów
3. Kaskadowanie strategii to pozbywanie się patologii biznesowych
4. Odwrócona piramida zarządzania
5. Kaskadowanie strategii krok po kroku
6. Korzyści ze stosowania 7 kroków kaskadowania i komunikacji strategii
7. Kaskadowanie strategii – podsumowanie

Zobacz też: Skuteczna komunikacja w zespole

Kaskadowanie strategii – najczęstsze błędy

Temat tego, jak przenieść wizję, strategię czy też cele strategiczne na cele dla całej firmy jest dość trudny, często lekceważony, lub robiony po macoszemu, lub robiony w pewnych stereotypach w wielu firmach. Jak zbudować system zarządzania przez cele, gdzie wszyscy pracownicy, wszystkie silosy mają wpływ na realizację celów strategicznych i świadomie je realizują, ponieważ wiedzą, w jaki sposób ich cele wspierają cele wspólne i cele strategiczne firmy?

Jeśli chodzi o zarządzanie przez cele, o budowanie celów, o przenoszenie strategii na poziomy operacyjne, praktyczne, na zespoły, możemy wyodrębnić cztery największe błędy kaskadowania celów strategicznych na poziomie zespołów:

1. Narzucanie celów, tj. definiowanie wskaźników poziomów celów dla pracowników bez ich aktywnego udziału w sesjach, na warsztatach kaskadowania. Brak uprawomocnienia zespołów do zdefiniowania celów indywidualnych, wspierających cele strategiczne. Po prostu: zarząd bierze strategię, najczęściej buduje jakiś zespół, który ma tę strategię przenieść na cele innych i tworzymy systemy MPO bez aktywnej partycypacji najbardziej zainteresowanych, w związku z czym pracownicy mówią „Dali takie cele, to robię”.
2. Silosowe podejście. Kaskadujemy cele strategiczne pionowo, w funkcjach, działach, departamentach bez budowania wspólnych celów dla procesu.
3. Brak koncentracji na krytycznych, kluczowych czynnikach sukcesu. Zdefiniowanie zbyt dużej liczby obszarów koncentracji, nawet kilkanaście celów dla poszczególnych działów, departamentów oraz skomplikowane systemy MBO (management by Objectives) czyli zarządzanie przez cele.
4. Definiowanie tylko perspektywy finansowej, czyli koncentracja celów strategicznych jedynie na aspektach finansowych, najczęściej wzrost przychodu, zysk itd. Brak celów dla perspektywy zadowolenia, zaangażowania pracowników oraz perspektywy zdolności do adaptacji.

Budowanie wspólnych celów

Najczęstszą metodą stosowaną do przenoszenia celów strategicznych na cele zespołowe, cele dla pracowników jest balanced scorecard, nazywana w Polsce potocznie zrównoważoną kartą wyników. I o ile balanced scorecard odchodzi od jedynie perspektywy finansowej, gdyż ma 4 perspektywy: perspektywę finansową, perspektywę klienta, procesów wewnętrznych oraz rozwoju, uczenia się – o tyle pozostałe problemy zarządzania przez cele, czyli silosy, narzucanie, zbyt duża liczba wskaźników, ciągle pozostają w tej metodzie nie rozwiązane.

Rzeczywiście, przenoszenie celów strategicznych na cele dla zespołów, podłączanie pracowników poprzez budowanie wspólnych celów jest rzeczą niełatwą. Cele strategiczne to jest parametryzacja wizji, to nie jest budżet. Najlepiej, gdy są zrobione w czterech perspektywach GCHP: Growth, Changeability, Happiness, Productivity. To jest parametryzacja tego, co organizacja chce osiągnąć.

Trudność polega na tym, jak przenosić cele strategiczne na poziomy zespołów tak, aby  doprowadzić do warunku docelowego, że 100% pracowników potrafi powiedzieć, jak ich cele wspierają cele firmy.

Są dwie główne wytyczne, którymi należy się kierować przy przenoszeniu strategii na niższe poziomy w organizacji, na działy, departamenty, funkcje. Po pierwsze, trzeba zrobić to w taki sposób, by zintegrować ze sobą silosy wertykalnych, pionowe, czyli działy, departamenty, funkcje. Po drugie, należy zrobić to w taki sposób, by doprowadzić do sytuacji, w której 100% pracowników lub na razie większość na pytanie „Dlaczego masz takie cele?” potrafi powiedzieć, powiązać je z celami strategicznymi.

Kaskadowanie strategii to pozbywanie się patologii biznesowych

Jakie trzy problemy (patologie biznesowe) zabijają efektywność i zaangażowanie w organizacji? Po pierwsze -„My i Oni”, czyli podział pomiędzy menedżerami i pracownikami, czy pomiędzy poszczególnymi działami, który jest silosem horyzontalnym. Drugi problem biznesowy to jest „improwizowane przywództwo”, czyli 90% liderów robi to „normalnie”, czyli bojąc się przyznać, że czegoś nie wiedzą, improwizują w codziennym zarządzaniu. Trzeci problem to „opinie zamiast faktów”, czyli zamiast podejmowania decyzji w oparciu o fakty, management spiera się o to, kto ma rację.

Kaskadowanie i komunikacja strategii, ustrukturyzowana, bez improwizowania, to pozbycie się patologii biznesowej, tego pierwszego killera efektywności i zaangażowania, czyli „My i Oni” poprzez łączenie celów pracowników z celami firmy. Chodzi o doprowadzenie do sytuacji, że pracownicy będą definiować sobie cele sami.

To nie jest łatwa sprawa, ale dobra wiadomość jest taka, że żeby przenieść cele strategiczne na cele dla wszystkich członków zespołu, niezależnie od tego, czy organizacja ma 30 000 czy 100 pracowników, potrzebujemy 4 rzeczy: flipchart albo wirtualną tablicę, ludzi, którzy znają proces, cele strategiczne i pisak. Za każdym razem robimy to w ten sam sposób, metodycznie: bierzemy kartkę papieru, cele strategiczne i w sposób metodyczny przenosimy na cele wspólne i cele indywidualne.

O ile nadawanie sensu istnienia, budowanie poczucia przynależności, zaczyna nam burzenie silosu horyzontalnego, o tyle kaskadowanie stosujemy, aby zintegrować ze sobą silosy wertykalne.

Odwrócona piramida zarządzania

W tradycyjnej organizacji cele są przenoszone poprzez nakazy. Zarządzający biorą cele strategiczne i zaczynają je przenosić do samego dołu, tworząc system MBO, powtarzając 4 błędy kaskadowania. Czyli zarządzający narzucający cele, robienie tego w silosach, zbyt dużo wskaźników i uwzględnianie w większości przypadków tylko perspektywy finansowej.

A gdybyśmy tę piramidę odwrócili, czyli czubek tego trójkąta byłby na samym dole? Będzie tam CEO, który daje wsparcie swoim dyrektorom, menedżerom. Menedżerowie dają wsparcie swoim liderom, kierownikom. Trzymają taki sufit. Menedżerowie dają wsparcie swoim pracownikom. To oznacza, że używają metodyki kaskadowania strategii, czyli po angielsku strategy deployment – przenoszenie strategii na niższe szczeble zarządzania.

O ile większość organizacji jest hierarchiczna, o tyle w tej odwróconej piramidzie nie mówimy „Będziesz miał takie cele”, tylko zadajemy pytanie; „Jakie powinieneś mieć cele, żeby wspierać cele strategiczne?”. Czyli dajemy ramy i autonomię. Według definicji Radka Drzewieckiego, autora książki Strategia Lean. Dlaczego w wielkich firmach ludzie nie mogą doczekać się poniedziałków, przywództwo to umiejętność dawania ram, gdzie trzeba i wolności, gdzie trzeba. W ramach mamy strategię, cele strategiczne, wizję – ustalone raz na zawsze, od tego nie ma odwrotu. Natomiast metodycznie, zadając odpowiednie pytania, prowadząc warsztaty, można doprowadzić do sytuacji, kiedy to ludzie sami wymyślają swoje cele i potrafią połączyć te cele z celami strategicznymi – to jest wolność.

Stwierdzenie „Cele to ma kaskadować zarząd i koniec!” jest błędne. Jeśli cele kaskaduje zarząd, to zarząd jest za nie odpowiedzialny i doprowadzamy do sytuacji, którą ma większość firm, czyli jest garstka ludzi, która biega za wynikami i cała reszta, która przychodzi do roboty.

W jaki sposób używamy kaskadowania do podłączenia ludzi i procesów do strategii firmy? Chodzi o to, żeby stworzyć środowisko pracy, w którym wszyscy mają wspólne cele. Oznacza to, że pracownicy mają wspólne cele z firmą i że departamenty mają wspólne cele, bo robimy im cele wspólne dla całego procesu.

Kaskadowanie strategii krok po kroku

7-krokowy proces kaskadowania i komunikacji strategii składa się 6 kroków kaskadowania plus 7 krok – komunikacja strategii, parafraza, budowanie środowiska dla efektywnego zespołu, czyli Kontrakt 5R.  

KROK 1: CELE STRATEGICZNE

Zapraszamy zespół do zapisania w górnej części kartki celów strategicznych firmy oraz kierunku. Kartka jest ustawiona w poziomie, chodzi przecież o pozbywanie się silosów w firmie.

KROK 2: PROCES

Zespół rysuje prosty przebieg procesu, który wybraliśmy do kaskadowania. Nie jest to szczegółowa mapa strumienia wartości i najczęściej podział na etapy wynika z podziału na zespoły realizujące proces. W efekcie, niezależnie od poziomu skomplikowania procesu, udaje się go zapisać w maksymalnie 6-7 etapach. Kaskadowanie zawsze przeprowadzamy dla każdego procesu oddzielnie.

KROK 3: WSPÓLNE CELE

W tym kroku zespół musi ustalić wspólne cele dla całego procesu. Tu pojawiają się trudne pytania, a kluczowe z nich brzmi: „Jakie wspólne cele chcielibyście mieć w tym procesie, żeby wspierały one kierunek i kontekst biznesowy firmy?”. Tu uruchamiamy emocje, które zawsze towarzyszą rozbijaniu silosów. Celem jest przekonanie pracowników, aby na proces patrzyli nie z własnej perspektywy, tylko z punktu widzenia klienta, jak na strumień wartości.

KROK 4: KRYTYCZNE CZYNNIKI SUKCESU

Przechodzimy przez każdy z etapów procesu i pytamy, jakie są krytyczne czynniki sukcesu na tym etapie, by móc zrealizować wspólne cele.

KROK 5: WSKAŹNIKI KPI

W tym kroku wyznaczamy konkretne wskaźniki KPI dla każdego z krytycznych czynników sukcesu. Innymi słowy definiujemy, jak zmierzymy ten konkretny czynnik sukcesu.

KROK 6: CELE INDYWIDUALNE

Mamy krytyczne czynniki sukcesu i pomysł na to, jak będziemy je mierzyć. To moment, w którym możemy określić konkretne cele indywidualne, czyli poziomy docelowe dla wskaźników. W ten sposób pracownicy są w stanie wyznaczyć sobie cele indywidualne do określonych przez nich wcześniej wskaźników, kluczowych czynników sukcesu oraz wspólnych celów. W ten sposób uzyskujemy cele indywidualne dla wszystkich etapów, które powinny zapewnić realizację wspólnych celów dla procesu.

KROK 7: KOMUNIKACJA STRATEGII (5R)

Ten krok posłuży nam do komunikacji. W tym celu użyjemy jednego z najlepszych narzędzi skutecznego lidera – Kontraktu 5R. 5R składa się z pięciu elementów, które nie tylko doskonale nadają się do komunikacji czy też parafrazy strategii, ale również pozwalają na stworzenie efektywnego zespołu. Kontrakt 5R ma na celu stworzenie świadomego i efektywnego zespołu. W praktyce 5R ma formę plakatu, na których zespół parafrazuje wspólne cele, które udało się uzyskać w sesji kaskadowania strategii. Dodatkowo, zawiera również ramy, role, reguły i relacje.

Korzyści ze stosowania 7 kroków kaskadowania i komunikacji strategii

Faktem jest, że w dobie konkurencji i ciągłych zmian, każda organizacja musi mieć jasno określoną strategię, która pozwoli osiągnąć zamierzone cele i sprostać wyzwaniom. Jednak sama strategia to nie wszystko – równie ważne jest przełożenie (skaskadowanie) strategii na wszystkie poziomy w firmie.

Oto najważniejsze korzyści płynące z dobrze przeprowadzonego procesu kaskadowania i komunikacji strategii:

• stworzenie środowiska pracy, w którym wszyscy mają wspólne cele, zintegrowanie silosów całej organizacji
• przeniesienie celów strategicznych na cele wspólne, celów wspólnych na cele indywidualne prowadzi do osiągnięcia warunku docelowego, czyli 100% pracowników rozumie jak ich cele wspierają cele firmy
• parafraza celów za pomocą kontraktu 5R koncentruje zespół na realizacji celów wspólnych i nikt niczego nie musi się domyślać
• kaskadowane cele zapewniają wytyczne do stworzenia systemu pracy opartego na Performance Management System

Kaskadowanie strategii – podsumowanie

Sprawne funkcjonowanie i rozwój wymagają określenia misji, wizji i celów strategicznych, a następnie skaskadowania celów na niższe szczeble organizacji, tak aby każdy każdego dnia realizował kontekst biznesowy firmy. Kaskadowanie celów jest więc przełożeniem celów strategicznych organizacji na cele dla poszczególnych struktur, zespołów, a potem na cele indywidualne pracowników.

Duże cele powinny zostać rozbite na mniejsze i zostać przydzielone do konkretnych pracowników czy działów firmy. W ten sposób wizja firmy zostaje przetłumaczona na codzienne działania operacyjne. Dzięki temu każdy pracownik zaangażowany jest we wspólne wygrywanie i realizację strategii.

Stosując 7 kroków kaskadowania i komunikacji strategii sprawiamy, że wszyscy pracownicy mają wspólne cele. Polega to na tym, że cele strategiczne tłumaczone są na kierunek dla organizacji, te zaś na proces biznesowy, wspólne cele, które z kolei wyznaczają krytyczne czynniki sukcesu i wskaźniki efektywności (KPI), a następnie na cele indywidualne.

Ostatnim poziomem kaskadowania strategii – ale jednym z ważniejszych – jest komunikacja strategii, która może być przejawiana poprzez zarządzanie wizualne. Wspólne cele ustalane są w rozmowach przełożonych z podwładnymi, w których są one doprecyzowywanie i uszczegółowiane.

Kaskadowanie celów pomaga zbudować plan działania dla realizacji celu. Dzięki temu firma zwiększa swoje szanse na realizację strategii oraz zrozumienie przez pracowników, na czym polega ich rola w firmie.

Kaskadowanie i komunikacja strategii to fundamentalne zadanie każdego menedżera, który chce budować efektywne i zaangażowane zespoły. Jeśli interesują Cię przykłady z przeprowadzania tego procesu w branży produkcyjnej, finansowej czy logistycznej, by na ich podstawie przeprowadzić kaskadowanie i komunikację strategii w swojej firmie, zapraszamy do obejrzenia 11 odcinków serialu Praktyczne kaskadowanie strategii, który dostępny jest wyłącznie w serwisie Youniversity.

Autorem serialu jest Maciej Molczyk, który jest Partnerem Zarządzającym w Leanpassion. Przeprowadził on ponad 30 zakończonych sukcesem transformacji, kładąc nacisk na trwałą zmianę postaw i zachowań. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w modelowaniu i wprowadzaniu zmian w organizacji pracy, prowadząc projekty wdrożeniowe dla polskich i międzynarodowych przedsiębiorstw. Realizowane przez niego projekty pozwoliły uzyskać doskonałe wyniki, biorąc pod uwagę zarówno efektywność procesu, jakość, poziom obsługi klienta oraz redukcję kosztów. Ceni sobie możliwość wspierania firm w osiąganiu celów biznesowych przy użyciu Strategii Lean.

Możesz również posłuchać, co w swoim podcaście Skuteczny CEO o operacjonalizacji strategii mówi Radek Drzewiecki, CEO Leanpassion Group: Mamy strategię – i co dalej?

A jeśli teoria to dla Ciebie za mało, w ramach nowej formy rozwojowej użytkownicy serwisu Youniversity, oprócz setek seriali rozwojowych, biorą udział w regularnych, comiesięcznych 4-godzinnych Praktycznych Sesjach Live. Podczas każdej sesji omawiane jest szczegółowo tylko jedno narzędzie. Prowadzący sesję koncentrują się nie tylko na teorii, jak to działa, ale również uczą jego praktycznego zastosowania i przedstawiają ciekawe i inspirujące case studies z pracy z klientami.

Już 20 czerwca 2023, podczas kolejnej sesji, nauczysz się jak w praktyce przeprowadzać kaskadowanie celów dla swojego zespołu. Narzędzie to przedstawią Radek Drzewiecki, CEO Leanpassion Group i Maciej Molczyk, Partner Zarządzający w Leanpassion.

Nie przegap okazji – jeśli nie korzystasz jeszcze z Youniversity, już dziś dołącz do grona subskrybentów i wznieś swoje przywództwo na nowy poziom. Tutaj wykupisz dostęp do serwisu: cennik

________________________________________________

Masz pytanie na temat wyzwań biznesowych związanych z rozwojem pracowników w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, a nasze ekspertki wspólnie z Tobą przeanalizują Twoje wyzwania i znajdą najbardziej wartościowe dla Twojej firmy rozwiązanie.