Ostatnia aktualizacja: 28.02.2023
Spotkanie zdalne to termin, który na stałe zagościł w słowniku biznesu. Pandemia wymusiła na firmach wypracowanie nowych standardów. Praca w modelu hybrydowym, rozproszone zespoły i spotkania zdalne to dzisiaj codzienność, która jednak dla wielu organizacji nadal stanowi wyzwanie. Jak zatem przygotować spotkanie zdalne, aby było równie efektywne i skuteczne jak spotkanie bezpośrednie?
W Artykule:
Mając w planach spotkanie zdalne należy upewnić się, czy będziemy w stanie skutecznie dotrzeć z przekazem do wszystkich, których obecność na takim spotkaniu jest wskazana. Chodzi o połączenie dostępnej dla wszystkich technologii oraz odpowiedniego planowania.
W tym artykule omawiamy 3 proste kroki, które pomogą Ci zorganizować spotkanie zdalne.
Spis treści:
- Termin spotkania zdalnego oraz wymogi techniczne
- Cel spotkania, wybór uczestników i szczegółowy plan
- Agenda spotkania zdalnego
- Spotkanie minuta po minucie
- Spotkanie zdalne – korzyści
Zobacz też: Produktywność osobista i zawodowa
Spotkanie zdalne krok 1: Ustalanie terminu spotkania oraz wymogów technicznych
Termin spotkania
Przygotowując spotkanie zdalne ważne jest, by wyznaczony termin pasował jak największej liczbie zaproszonych uczestników. Jak najlepiej zaplanować godzinę spotkania? To może być podchwytliwe pytanie, dlatego aby uniknąć konfliktów harmonogramów i rozbieżności w preferencjach, np. rano czy po południu, warto znaleźć taką godzinę spotkania, która większości uczestników będzie pasowała, lub będzie swego rodzaju kompromisem.
W celu ustalenia dogodnej dla wszystkich daty i godziny, warto przeprowadzić szybkie głosowanie. Zadane pytanie powinno być sformułowane w taki sposób, aby móc udzielić na nie prostej i jednoznacznej odpowiedzi, najlepiej za pomocą wirtualnych gestów. Osoby, którym nie pasuje zaproponowany termin, mogą przedstawić swoją propozycję, a pozostali równie szybko mogą ponownie zagłosować.
Ta sama metoda sprawdzi się w przypadku konieczności szybkiej zmiany zatwierdzonego już terminu spotkania.
Narzędzie komunikacji podczas spotkania
Jeśli korzystamy z wideokonferencji, należy wcześniej dokładnie określić, z którego z dostępnych narzędzie rozmów wideo skorzystamy. Rozmowy wideo na komputerach mają zwykle lepszą jakość niż te prowadzone za pośrednictwem telefonów czy tabletów. Warto zadbać o to, by uczestnicy spotkania byli świadomi, że tylko korzystanie z komputera da najlepsze korzyści z uczestnictwa.
Jeśli korzystamy z wideo rozmowy na komputerze, nieodzowne jest korzystanie z kamerek internetowych oraz możliwość współdzielenia ekranu. Niezwykle ważne jest bowiem, aby uczestnicy rozmowy mogli widzieć i słyszeć siebie nawzajem, jak w normalnych warunkach, czyli osobiście. Jest to najbardziej efektywna opcja, zwłaszcza, że nie wszyscy uczestnicy są przyzwyczajeni do komunikowania się na odległość.
Udostępnianie ekranu natomiast pozwala wszystkim uczestnikom zobaczyć, co się dzieje na jednym komputerze – co może być bardziej pomocne, jeśli chcemy, by wszyscy skupili uwagę na jednej rzeczy na raz.
Spotkanie zdalne krok 2: Cel spotkania, wybór uczestników i przedstawienie szczegółowego planu
Cel spotkania
Najważniejszą kwestią, od której zaczynamy planowanie spotkania, jest jego cel. Chodzi o zrozumienie celu spotkania, czyli co chcemy lub mamy nadzieję osiągnąć, organizując takie spotkanie.
Wybór uczestników spotkania
Pierwszym krokiem w planowaniu spotkania zdalnego jest podjęcie decyzji, kto powinien być na nim obecny. Może się to wydawać oczywiste, ale przy podejmowaniu tej decyzji należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Na przykład, czyja obecność powinna być obowiązkowa, a kto może dołączyć, bo temat jest interesujący, ale nie musi tam być, czy wreszcie kto nie powinien znaleźć się na spotkaniu.
Agenda spotkania zdalnego
Dobrą praktyką spotkań zdalnych jest sporządzenie agendy, która zawiera wszystkie niezbędne elementy, opatrzone krótkim opisem, np.: prezentacja, dyskusja, podjęcie decyzji. Oczekiwane rezultaty każdego podpunktu jednocześnie pomogą uczestnikom odpowiednio przygotować się do każdego etapu.
Osoby zaproszone na wirtualne spotkanie powinny mieć ten sam lub podobny poziom wiedzy na temat spotkania. Dzięki temu nikt nie traci czasu na wprowadzenie, a spotkanie kończy się o wyznaczonej godzinie, co zwykle gwarantuje podjęcie wymaganych decyzji i decyduje o efektywności spotkania.
Agenda powinna być wysłana do wszystkich uczestników z wyprzedzeniem, aby każdy mógł przygotować się do spotkania i czuć się komfortowo w kontekście wniesienia swojego wkładu. Można to również wykorzystać jako czas na przedstawienie kontekstu do każdego tematu, odpowiedzi na nurtujące zagadnienia jeszcze przed rozpoczęciem spotkania.
Spotkanie zdalne krok 3: Stworzenie grafiku spotkania
Trafionym sposobem na optymalizację i zwiększenie efektywności spotkania online jest stworzenie grafiku i zaplanowanie przebiegu poszczególnych punktów agendy, a także określenie czasu, który można poświęcić na każdą część. Pilnowanie czasu jest niezwykle ważne pod względem biznesowym. Jest również uszanowaniem pracy uczestników zdalnego spotkania. Dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby, która dopilnuje, by poszczególne etapy, a także całe spotkanie zmieściło się w zaplanowanym czasie.
Korzyści organizowania spotkań zdalnych
Pomimo, że spotkania zdalne mogą być dla części osób frustrujące, ten sposób komunikacji zyskuje na popularności. Pozwalają one zaoszczędzić pieniądze na kosztach podróży – zwłaszcza w przypadku zespołów rozproszonych, bądź gdy uczestnicy znajdują się w różnych oddziałach firmy zlokalizowanych na terenie całego kraju. Panuje przekonanie, że podczas spotkania zdalnego można zrobić więcej w krótszym czasie, niż podczas spotkania tradycyjnego.
Spotkanie zdalne – korzyści:
- ułatwia szybkie podjęcie decyzji przez dużą grupę ludzi,
- wspiera komunikację i współpracę zespołów rozproszonych,
- pozwala uniknąć nieporozumień i straty czasu,
- brak czasu podróży, a tym samym dobry sposób na zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko,
- bardziej dostępne dla uczestników, elastyczność w ustalaniu harmonogramu,
- możliwość dostosowania do różnych harmonogramów w ciągu dnia,
- bardziej przystępne niż tradycyjne spotkania, nie generuje kosztów podróży, koszów hotelu czy kosztów cateringu
Spotkania zdalne są naprawdę świetnym sposobem na zebranie zespołu, jeśli w warunkach tradycyjnych nie byłoby to takie proste. Korzystając z technologii wideokonferencji i połączeń konferencyjnych, można sprawić, że będą bardziej przyjazne dla środowiska, można dostosować je do dziennych harmonogramów uczestników co sprawi, że będą efektywne i skuteczne.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o organizowaniu wirtualnych spotkań, obejrzyj rozwojowe kursy Remote team Zuzanny Przybyły oraz Virtual Leadership Grega Albrechta, dostępne wyłącznie w serwisie Youniversity.be. Sprawdź ile możesz zyskać podążając za wskazówkami specjalistów!
______________________________________________
Masz pytanie na temat wyzwań biznesowych związanych z rozwojem pracowników w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, a nasze ekspertki wspólnie z Tobą przeanalizują Twoje wyzwania i znajdą najbardziej wartościowe dla Twojej firmy rozwiązanie.
