Produktywność osobista i zawodowa
„Brakuje mi czasu, nie wyrobię się w terminie” – to coraz częstsza mantra powtarzana w wielu organizacjach. Warto przyjrzeć się na czym polega problem. Poznając przyczyny niskiej produktywności, można je eliminować i poprawić swoją efektywność. Czy rzeczywiście nie mamy na nic czasu?
Co jest przyczyną braku czasu?
W ankiecie przeprowadzonej przez Youniversity zapytaliśmy użytkowników LinkedIna co według nich jest przyczyną braku czasu na wykonywanie swoich zadań i obowiązków. Wyniki pokazują, że w większości przypadków za bardzo skupiamy się na wielu dystraktorach. Mamy złe przyzwyczajenia dotyczące organizacji pracy. Codziennie wykonujemy czynności, które zakłócają produktywność zawodową i wydajność firmy.
Po drugie, jesteśmy reaktywni, czyli przez większość czasu gasimy pożary i zarządzamy kryzysem, zamiast robić postępy w kierunku osiągnięcia celów, które sobie założyliśmy. Krótko mówiąc, przyczyną większości problemów jest niski poziom produktywności.
Produktywność osobista pracowników
Ogromny wpływ na sprawne funkcjonowanie organizacji ma produktywność osobista jej pracowników. Dlaczego to jest tak ważne? Ponieważ przekraczanie terminów wykonywania zadań powoduje nawarstwianie się pracy. Zaległości i niedokończone projekty mają ogromny wpływ na poziom stresu pracownika i bezpośrednio wpływają na wynik pracy całego zespołu.
Dlaczego warto być produktywnym?
Jeśli produktywność jest wysoka, jesteśmy w stanie ukończyć zadania z listy rzeczy do zrobienia (to-do) i w spokoju cieszyć się czasem prywatnym. Przy wysokiej produktywności poziom stresu automatycznie spada, ponieważ powodów do zdenerwowania jest zdecydowanie mniej.
Powody niskiej produktywności
Zapytaliśmy użytkowników LinkedIna o powody niskiej produktywności. Klaus Petersen, autor w serwisie Youniversity rozróżnia najczęstsze przyczyny:
- brak jasnego oglądu sytuacji i planu na osiągnięcie celu
- nieumiejętne zarządzanie emocjami
- brak energii witalnej, snu i czasu na relaks
- nieznajomość swoich słabych stron
- niezdolność do proszenia o pomoc
- brak narzędzi lub umiejętności do wykonania zadania
- zbytnie skupienie się na licznych rozpraszaczach
Jak ustalać priorytety?
Aby zwiększyć swoją wydajność, kluczowa jest umiejętność wyznaczania priorytetów, rozróżnienia zadań ważnych i nieistotnych. Diagram Eisenhowera pomaga to zmapować.
Diagram Eisenhowera ma prostą konstrukcję: oś X zawiera to, co tworzy wartość dodaną, a co nie. Oś Y zawiera podstawowe działania, stanowiące rdzeń pracy, czyli te zadania, które należy wykonać. Z drugiej strony są zadania, które nie należą do podstawowego naszego zakresu obowiązków.
Pierwsza ćwiartka na wykresie to zadania podstawowe na naszym stanowisku, ale nie tworzące wartości dodanej. Części z nich należy się przyjrzeć i przeanalizować, trochę lepiej je zrozumieć, gdyż są potrzebne, jednak ich wpływ jest niewielki. Można wykonać analizę PDCA (planuj – zrób – sprawdź – działaj), żeby rozważyć inne podejście do tych zadań w przyszłości
Druga ćwiartka to zadania podstawowe, które dodają wartość. Wszystko, co znajduje się w tej części należy utrzymać, jest potrzebne i ma istotny wpływ na nasze działania i wykonywane obowiązki.
Trzecia ćwiartka to zadania, które nie tworzą wartości dodanej i nie są podstawowe dla naszego stanowiska. Zadania z tej części należy wyeliminować.
Czwarta ćwiartka to zadania ważne, dające wartość dodaną, ale spoza zakresu naszych podstawowych obowiązków. Nie trzeba ich wykonywać, może je delegować.
Produktywność a wpływ na organizację
Utrzymywanie swojej produktywności na wysokim poziomie jest ważna również dla funkcjonowania całej organizacji. Kluczem do sukcesu jest zmiana niektórych przyzwyczajeń i świadome podejście do analizy codziennych zadań. Stwierdzenia dotyczące braku czasu zawsze powinny być alarmujące. W ciągu każdego dnia powinniśmy mieć czas na rzeczy ważne i powinniśmy być w stanie dotrzymywać wzajemnie uzgodnionych terminów.
Więcej o narzędziach pracy na poziomie osobistym i na poziomie zespołu znajdziecie w serii Produktywność osobista i zawodowa Klausa Petersena w serwisie Youniversity.
PODEJMIJ WYZWANIE Z YOUNIVERSITY!
Zmapuj swoje działania w pracy za pomocą Diagramu Eisenhowera i spróbuj zmienić swoje przyzwyczajenia, mając dobry ogląd tego co jest ważne, i co ważne nie jest.
