Produktywność osobista i zawodowa – dlaczego nie mamy czasu?

Ostatnia aktualizacja: 19.10.2023

„Brakuje mi czasu, nie wyrobię się w terminie” – to najczęściej powtarzana mantra we wszystkich organizacjach na świecie.  Czy rzeczywiście mamy go za mało czy tylko nie potrafimy efektywnie zarządzać czasem? Jak poprawić swoją produktywność osobistą i zawodową? By to zrobić, warto przyjrzeć się z bliska, na czym polega problem braku czasu.

W Artykule:

• Istnieje ścisły związek między produktywnością osobistą a zawodową. Posiadanie wysokiej produktywności osobistej jest kluczowe dla poprawy produktywności zawodowej, która to z kolei warunkuje stały rozwój i konkurencyjność całych organizacji.
• Wraz ze wzrostem poziomu produktywności osobistej, rośnie nasze poczucie kontroli, z łatwością wykonujemy codzienne zadania, zyskując tym samym więcej przestrzeni na doskonalenie swoich umiejętności.
• Dlaczego brakuje nam czasu? Większość osób jako głównego winowajcę wskazuje na dystraktory. Drugą w kolejności po tzw. „rozpraszaczach” przyczyną braku czasu są złe przyzwyczajenia dotyczące organizacji pracy.
• Na trzecim miejscu w rankingu czynników powodujących braku czasu plasuje się reaktywność, która oznacza, że przez większość czasu „gasimy pożary”, czyli zarządzamy kryzysem, zamiast robić postępy w kierunku osiągnięcia celów.
• Wyznaczanie priorytetów to kluczowa umiejętność dla zwiększenia wydajności.
• W osiąganiu większej produktywności pomocne jest rozwijanie pozytywnej samooceny, stałe dążenie do rozwoju, posiadanie motywacji osobistej, determinacja w dążeniu do celów i optymizm.

Spis treści:

1. Produktywność osobista vs produktywność zawodowa
2. Jak produktywność osobista wpływa na zawodową?
3. Dlaczego nie mamy czasu?
4. Diagram Eisenhowera, czyli jak ustalać priorytety
5. Co zabija produktywność?
6. Zdrowe nawyki w służbie produktywności
7. Wartość produktywności – o czym mówią dane?
8. Klucz do produktywności
9. Produktywność a wpływ na organizację

Zobacz też: Jak osiągać lepsze wyniki w czasach wyzwań i możliwości? [ARTYKUŁ]

Produktywność osobista vs produktywność zawodowa

Produktywność to hasło odmieniane przez wszystkie przypadki zarówno w kontekście wydajności osobistej, jak i osiągnięć zawodowych. Kluczowym czynnikiem w jej kształtowaniu jest efektywne zarządzanie czasem, zadaniami, zasobami oraz umiejętność koncentracji na priorytetach. Produktywność osobistą, odnoszącą się do skuteczności przedsięwzięć w życiu prywatnym, najprościej zdefiniować można jako osiąganie najlepszych możliwych rezultatów podejmowanych działań przy jak najmniejszych nakładach energii, czasu i pieniędzy. Produktywność zawodowa, będąca miarą efektywności i skuteczności pracy, utożsamiana jest z kolei ze zdolnością do wykonywania zadań i realizacji celów na gruncie zawodowym.

O ile wskaźnik produktywności zawodowej może być mierzony m.in. poprzez stosunek ilości wykonanych zadań lub osiągniętych wyników do nakładu czasu, wysiłku i zasobów wykorzystanych w procesie pracy, o tyle produktywność osobistą trudniej jest włożyć w ramy konkretnych wyliczeń.

Jak produktywność osobista wpływa na zawodową?

Choć nie dla każdego jest to oczywiste, istnieje ścisły związek między produktywnością osobistą a zawodową. Posiadanie wysokiej produktywności osobistej jest kluczowe dla poprawy produktywności zawodowej, która z kolei warunkuje stały rozwój i konkurencyjność całych organizacji. Wraz ze wzrostem poziomu produktywności osobistej, wzrasta nasze poczucie kontroli, z łatwością wykonujemy codzienne zadania, zyskując tym samym więcej przestrzeni na doskonalenie swoich umiejętności. Z drugiej strony, brak dobrej organizacji życia prywatnego skutkuje często obniżoną produktywnością w sferze zawodowej. Niedotrzymywanie terminów skutkuje zaległościami, a niedokończone projekty potęgują poziom stresu, wpływając ujemnie na wyniki pracy całego zespołu.

Podejmowane przez liderów wysiłki skoncentrowane na zwiększaniu produktywności sprowadzają się często do prób eliminacji marnotrawstwa przez optymalizację procesów oraz wykorzystanie narzędzi i technologii wspomagających pracę. Nie można jednak zapominać, że produktywność zawodowa zależna jest w dużej mierze od rozwijania personalnych umiejętności zarządzania czasem i efektywności w życiu osobistym. By móc osiągać satysfakcjonujące wyniki na polu zawodowym, warto zacząć od prywatnej sfery życia oraz poczynienia refleksji odnośnie przyczyn braku czasu i możliwości lepszego nim zarządzania.  

Dlaczego nie mamy czasu?

By poznać i wyeliminować przyczyny niskiej produktywności, warto przyjrzeć się z bliska, na czym polega problem braku czasu. W ankiecie przeprowadzonej przez Youniversity zapytaliśmy użytkowników LinkedIna, co według nich stanowi przyczynę braku czasu na wykonywanie zadań i obowiązków. Większość ankietowanych wskazała na dystraktory – to właśnie w tzw. „rozpraszaczach” przyczyny braku czasu upatruje ponad połowa ankietowanych. Drugą najczęściej wymienianą przez respondentów przyczyną braku czasu są złe przyzwyczajenia dotyczące organizacji pracy – codziennie wykonujemy setki czynności, które zakłócają produktywność zawodową i wydajność firmy. Na trzecim miejscu w rankingu czynników powodujących braku czasu plasuje się reaktywność, która oznacza, że przez większość czasu „gasimy pożary”, czyli zarządzamy kryzysem, zamiast robić postępy w kierunku osiągnięcia celów, które sobie założyliśmy.

Badania nad produktywnością udowadniają, że dla zwiększenia wydajności kluczowa jest umiejętność wyznaczania priorytetów. Jednym z bardziej skutecznych narzędzi usprawniających zarządzanie czasem jest Diagram Eisenhowera.

Diagram Eisenhowera, czyli jak ustalać priorytety

Diagram Eisenhowera pomaga w priorytetyzowaniu zadań, czyniąc łatwiejszym rozróżnienie pomiędzy tymi, które są mniej, a które bardziej istotne. Opierające się na dwóch kryteriach – ważności i pilności – narzędzie pozwala ustalić priorytety dla zadań koniecznych do wykonania w pierwszej i dalszej kolejności. Diagram pomaga usystematyzować czynności według kategorii: „zrobić od razu” (są to zadania zarówno ważne, jak i pilne – wymagające natychmiastowej uwagi),  „zaplanować później” (są to zadania ważne, ale nie pilne – o dużym znaczeniu dla osiągania celów długoterminowych), „delegować lub zaplanować (to zadania, które są pilne, ale nie są ważne – mimo że wymagają natychmiastowej uwagi, ich znaczenie dla osiągnięcia celów jest niewielkie) oraz „usunąć” (zadania, które nie są ani ważne ani pilne – nie przynoszą wartościowych rezultatów, są stratą czasu).

Co zabija produktywność?

Nie wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, jak duże znaczenie w każdej ze sfer życia ma siła przyzwyczajenia. Analogicznie do wypracowania określonych rutyn, które sprzyjają osiąganiu lepszych wyników, tym, co najbardziej szkodzi produktywności, są złe nawyki.

Co zabija produktywność? Największym jej wrogiem są tzw. rozpraszacze oraz iluzja multitaskingu. Podczas gdy wiele osób jest zdania, że robiąc kilka rzeczy naraz, osiągają one lepsze wyniki, w rzeczywistości okazuje się, że tzw. multitasking powoduje spadek produktywności nawet o 40%. Gdy weźmiemy pod uwagę czas, który tracimy dziennie na przeglądanie social media, sprawdzanie telefonu i maila podczas z pozoru produktywnych czynności, nie trudno o podobny wniosek.

Klaus Petersen, ekspert transformacji lean, autor w serwisie Youniversity, wśród najczęstszych przyczyn braku produktywności wymienia:

• brak jasnego oglądu sytuacji i planu na osiągnięcie celu,
• nieumiejętne zarządzanie emocjami,
• brak energii witalnej, snu i czasu na relaks,
• nieznajomość swoich słabych stron,
• niezdolność do proszenia o pomoc,
• brak narzędzi lub umiejętności potrzebnych do wykonania zadania,
• zbytnie skupienie się na rozpraszaczach.

Zdrowe nawyki w służbie produktywności

Co zrobić, by efektywniej zarządzać własnym czasem i zwiększyć swoją produktywność? Klaus Petersen proponuje zacząć od zmiany nawyków. Praktyczne wskazówki służące lepszemu wykorzystaniu czasu i zasobów w życiu zawodowym, jakie daje lider transformacji z ponad 20-letnim doświadczeniem to:

• Oddziel rzeczy ważne od nieważnych (pomocne będzie w tym mapowanie i wspomniany wyżej diagram Eisenhowera);
• Zaprzyjaźnij się z kalendarzem – lepszą organizację pracy zapewni planowanie swojego dnia i tygodnia pracy z wyprzedzeniem oraz traktowanie priorytetowo ważnych do wykonania zadań;
• Opanuj sztukę delegowania zadań – by być w niej biegłym, warto kierować się zasadą: „najpierw przeszkol, następnie udziel wsparcia, a dopiero na koniec przydziel danej osobie zadanie”;
• Jasno sprecyzuj swoje cele – określenie, co, kiedy i jak chcemy zrealizować znacznie ułatwia organizację;
• Ładuj baterie – czas na relaks i odpoczynek to warunek efektywności zawodowej;
• Zrób listę rzeczy „do zrobienia” – wyliczenie koniecznych do wykonania zadań usprawni realizację powziętych zamierzeń;
• Powiedz „stop” rozpraszaczom takim jak: social media, e-mail i telefon;
• Wypracuj zdrowe nawyki – zadbaj o wystarczającą ilość snu (7-9 h) oraz zdrową i dobrze zbilansowaną dietę, uwzględniającą picie dużej ilości wody, unikaj toksyn, bądź dobry dla siebie i innych;
• Nie bój się feedbacku – umiejętność jego przyjmowania i dawania usprawnia codzienną komunikację.

Wartość produktywności – o czym mówią dane?

Z opracowanego przez Instytut Gallupa raportu State of the Global Workplace 2023 wynika, że aż 59% pracowników w skali globalnej, a 72% pracowników w Europie nie angażuje się w wykonywaną przez siebie pracę. Według szacunków Gallupa, brak zaangażowania zatrudnionych kosztuje gospodarkę światową 9 bilionów dolarów.

Mimo, że operowanie konkretnymi liczbami wciąż wydaje się abstrakcyjne w odniesieniu do produktywności własnej, przez wzgląd na jej związek z produktywnością zawodową, warto skupiać się na jej podnoszeniu. Produktywność osobista znajdująca odzwierciedlenie w efektywnym zarządzaniu swoim czasem, energią i zasobami w bezpośredni sposób przekłada się na lepszą organizację życia zawodowego. Będąc produktywnymi w życiu osobistym, z większą łatwością radzimy sobie z wyznaczaniem celów, ustalaniem priorytetów zadań, osiągając tym samym większą wydajność pracy.

Klucz do produktywności

Jeśli jako klucz do osiągania większej produktywności potraktowalibyśmy określone zachowania, postawy i nastawienie względem życiowych i zawodowych wyzwań, wg Klausa Petersena znalazłyby się wśród nich:

• Rozwijanie pozytywnej samooceny,
• Bycie gotowym do współpracy,
• Stałe dążenie do rozwoju,
• Wykazywanie odpowiedzialności,
• Posiadanie motywacji osobistej,
• Bycie konsekwentnym i wytrwałym,
• Determinacja w dążeniu do celów,
• Pewność siebie,
• Optymizm.

Produktywność a wpływ na organizację

Uwarunkowana produktywnością osobistą produktywność pracy to kluczowy element dla rozwoju i konkurencyjności organizacji. Wysoka produktywność zawodowa procentuje zwiększeniem zysków, poprawą jakości usług i zadowoleniem klientów. Z drugiej strony, niska produktywność może prowadzić do strat finansowych, spadku jakości, a nawet do kryzysu w organizacji. Mając na uwadze powyższe, warto monitorować produktywność zarówno na poziomie indywidualnym, jak i zespołowym.

Produktywność osobista i zawodowa to dwa bardzo ściśle uzupełniające się obszary. Jeden warunkuje drugi, a w ich usprawnieniu pomóc może lepsze zarządzanie czasem. Jeśli interesuje Cię temat produktywności osobistej, chcesz poznać metody podnoszenia efektywności własnej i całego zespołu, nie przegap serii Produktywność osobista i zawodowa Klausa Petersena w serwisie Youniversity.be. 

W swoim inspirującym cyklu Petersen rozprawia się m.in. z mitem multitaskingu, pokazuje jak w praktyce wykorzystać ogólnodostępne narzędzia, by stać się lepszym i skuteczniejszym oraz radzi, jak pozbyć się starych przyzwyczajeń i zastąpić je zdrowymi nawykami.

Nie przegap okazji – jeśli nie korzystasz jeszcze z Youniversity, już dziś dołącz do grona subskrybentów i wznieś swoje przywództwo na nowy poziom. Tutaj wykupisz dostęp do serwisu: cennik

________________________________________________

Jeśli Twoim wyzwaniem jest rozwój pracowników w firmie, skontaktuj się z nami. Nasze ekspertki wspólnie z Tobą przeanalizują Twoje wyzwania i pomogą znaleźć najbardziej skuteczne i wartościowe rozwiązanie dla firmy.