Badania pokazują, że aż 70% wprowadzanych w organizacjach zmian kończy się klęską. Dlaczego tak się dzieje? Rozmawiamy z Anną Morzy-Brzosko – ekspertką change management, która specjalizuje się w budowaniu efektywnych zespołów, optymalizacji procesów i wdrażaniu zmian organizacyjnych. Jak odnaleźć się w ciągle zmieniającej się rzeczywistości i efektywnie zarządzać zmianą?
Na czym polega zarządzanie zmianą?
Anna Morzy-Brzosko: Zmiana to transformacja – przede wszystkim na poziomie człowieka. To praca z poszerzaniem strefy komfortu, czyli wspieraniem ludzi w wyrabianiu nowych nawyków. Kompetencja zarządzania zmianą polega na zrozumieniu typu zmiany i dopasowaniu do tego działań, które wywołają pożądany przez nas efekt w danej sytuacji.
Czy zarządzanie zmianą jest kompetencją przyszłości?
Anna Morzy-Brzosko: Z punktu widzenia tego, że zmiany będą postępowały coraz szybciej, to zdecydowanie tak. Ludzie muszą zostawić stare i wziąć nowe, a to ogromny stres dla mózgu, który przecież kocha status quo. Musimy zatem ich wspierać w tym, żeby byli w stanie działać w nowym środowisku i przeszli przez etap wyparcia i oporu jak najszybciej. Poprzez wzmacnianie ich adaptacyjności, wzmacniamy adaptacyjność firmy.
Jak sobie radzić z oporem pracowników?
Anna Morzy-Brzosko: Po pierwsze trzeba poznać ich powody. Czyli przed przeprowadzeniem zmiany, a także w trakcie, musimy mierzyć, sprawdzać, pytać – jakie mają obawy, czy rozumieją co się dzieje, co ta zmiana oznacza, co się będzie działo. Tu warto przywołać „wzór na zmianę” Beckharda i Harrisa: skuteczna zmiana następuje wtedy, jeśli nasz ‘poziom niezadowolenia ze status quo’ x ‘poziom pożądania zmiany’ x ‘praktyczność zmiany’ jest większe od ‘przewidywanego kosztu zmiany’.
Co możemy robić, żeby podnieść motywację do zmiany? Obniżać przewidywany koszt zmiany, czyli percepcji tego, ile będzie nas kosztowała, jak bardzo musimy zmienić siebie i swoje nawyki. Musimy doprowadzić do sytuacji, w której ludzie czują, że nic nie zadzieje się bez ich udziału.
Jak przygotować firmę do procesu zmiany?
Anna Morzy-Brzosko: Przede wszystkim wywołaj poczucie pilności zmiany, stwórz świadomość potrzeby zmiany. Dlaczego jej potrzebujemy? Co się dzieje wewnętrznie i zewnętrznie? Jaka jest sytuacja? Dokąd dążymy, co chcemy osiągnąć? Co powoduje, że nie możemy już dłużej działać tak, jak do tej pory? Co w tym nie działa? Wtedy wystarczy, że top management i wszyscy liderzy zaczną to pokazywać i mówić jednym językiem. Pamiętajcie, że ludzie są dziewięć razy bardziej skłonni wejść w zmianę, jeżeli ich bezpośredni lider widocznie pokazuje swoim działaniem, że to akceptuje.
Bez klarownej komunikacji nie uda się wdrożyć zmiany?
Anna Morzy-Brzosko: Zdecydowanie tak, przy czy należy pamiętać, że komunikacja, to nie jest wysłanie maila. Trzeba postawić na przekaz, który rzeczywiście zaangażuje ludzi. W ten sposób będziesz w stanie już na wstępie pokazać, że chcesz, aby byli częścią tego projektu, że ci na nich zależy. Postaw na transparentność, szczerość i zbieranie feedbacku. Dzięki temu stworzysz tzw. sieć agentów zmiany, czyli ludzi, którzy są innowatorami i będą szerzyć twoje wizje. Będą orędownikami wśród innych pracowników, będą rozpropagowywać informacje i współpracować przy jak najskuteczniejszym wdrożeniu zmian.
Na czym polega największa trudność wprowadzania zmian w organizacji?
Anna Morzy-Brzosko: Często po prostu za dużo dzieje się w tym samym czasie. Dotychczasowa strefa komfortu zamienia się w strefę paniki. Klaus Petersen mówi: change is scary when it’s done to us, but it’s exciting when it’s done with us. Rolą top managementu jest zbudowanie takiego kontekstu i środowiska pracy, gdzie pracownicy będą wtajemniczani w to, co firma robi i w którym kierunku podąża. Czyli tutaj znajomość misji, wizji i celów strategicznych organizacji, o których mówi Radek Drzewiecki – CEO Leanpassion, bardzo dobrze osadza ludzi w środowisku i tłumaczy czego firma od nich potrzebuje, jak muszą współdziałać.
Dlaczego zarządzanie zmianą często kończy się klęską?
Anna Morzy-Brzosko: Tak się dzieje, kiedy 1% ludzi próbuje zmusić do czegoś pozostałe 99%, kiedy chce nimi zarządzić bez pytania o ich zdanie. Głównym powodem, przez który to się nie udaje, jest brak WHY, czyli decyzji, przekonania, w którą stronę idziemy, czy rzeczywiście robimy to, o czym mówimy, czy jedynie o tym rozmawiamy. Nie mamy konkretnego planu zmiany, nie wiemy do czego chcemy dotrzeć, nie wiemy jak to robić, brakuje nam pomysłu i zasobów do przeprowadzania zmiany. W dodatku często zmiana goni zmianę – to kolejny powód. Nie zdążymy wdrożyć jednej, już jest kolejna. Pojawia się chaos i wątpliwości czy ktoś na pewno tym zarządza.
Jak zarządzać zmianą w sytuacji kryzysowej, np. pandemii?
Anna Morzy-Brzosko: W sytuacji kryzysowej każda informacja jest lepsza niż żadna. Żeby móc pracować, ludzie potrzebują mieć poczucie bezpieczeństwa. Więc z punktu widzenia top managementu, trzeba komunikować natychmiast: co się dzieje, co wiemy, czego nie, kiedy wrócimy z informacją, nad czym się teraz zastanawiamy. W tych pierwszych etapach zmiany niezmiernie ważna jest postawa lidera, która daje pracownikom poczucie, że w tej sytuacji ktoś nad nimi czuwa i o nich myśli.
Jak sytuacja zagrożenia konfliktem zbrojnym, lub inne tego formatu, wpływają na działalność firm i funkcjonowanie pracowników?
Anna Morzy-Brzosko: Taka sytuacja, jak np. wojna na Ukrainie, to nie jest coś, na co firma ma wpływ, ale są rzeczy, które można rękami top managementu zrobić. Możemy wybrać jaką przyjmiemy postawę w obliczu tej sytuacji. Jeśli wiemy, że ludzie chcą pomagać, to zapytajmy ich w jaki sposób, jako firma, jesteśmy w stanie im to umożliwić. Tu ponownie, kluczem do sukcesu jest komunikacja. Włączajmy w to ludzi, a poprzez wspólne działanie integrujemy się, zrzeszamy ludzi wokół jakiejś idei. To zupełnie jak z wprowadzaniem zmian w organizacji: integrujemy ludzi wokół idei, którą jest wizja naszej wspólnej przyszłości.
Czy istnieje złota rada na wdrażanie zmian?
Anna Morzy-Brzosko: Zmiana to mentalna podróż człowieka z punktu A do B. O tym jak możemy wspierać ludzi w tej podróży opowiadam w serii Change management – step by step. Zapraszam do obejrzenia jej w serwisie Youniversity.
