Skuteczny Problem Solving

Ostatnia aktualizacja: 18.10.2023

W ciągu 8 godzin pracy pracownik napotyka na ponad 100 różnych zakłóceń i nieplanowanych przerw w pracy. W idealnej sytuacji podnosi 100 razy rękę do góry, zgłaszając problem, aby móc znaleźć najskuteczniejsze rozwiązanie. Pojedynczy pracownik! To idealny przykład dodawania wartości oraz równoległego doskonalenia.

W Artykule:

• Podstawą pracy w organizacjach powinno być zidentyfikowanie, które aktywności w procesie nie dodają wartości dla klienta i należy je natychmiast wyeliminować.
• Problem Solving jest sztuką, która wymaga od zespołu odpowiedniej wiedzy i doświadczenia oraz korzystania z właściwych metod i narzędzi, które taki proces wspomagają.
• Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu jest jego zdefiniowanie. Zanim zaczniemy, powinniśmy dobrze zrozumieć jaki jest stan obecny naszej organizacji i jej cele.
• Częstym błędem przy rozpoczynaniu jakiejkolwiek zmiany jest próba rozwiązania zbyt wielu problemów na raz. Ważna jest świadomość tego, co wymaga poprawy, ale także tego, co jeszcze jej nie wymaga.
• Analizując marnotrawstwa w procesie i przygotowując się do zmiany powinniśmy mieć na uwadze to, co chcemy osiągnąć, naszą wizję zmiany oraz dlaczego to ma znaczenie.
• Kiedy wszyscy interesariusze procesu, w którym występują problemy zgodzą się co do tego, dlaczego ich wyeliminowanie ma znaczenie, możemy rozpocząć pracę nad rozwiązaniem problemu.
• Aby skutecznie wprowadzić konkretne rozwiązanie, ważne jest ustalenie wszystkich możliwych rozwiązań, ich korzyści i potencjalnego ryzyka.
• Właściwe radzenie sobie z problemami jest kluczowe dla każdej organizacji. Nikt nie lubi problemów, ale kiedy już się pojawią, należy je jak najszybciej rozwiązywać. Nie jest to łatwe zadanie, ale jest dostępnych wiele narzędzi, które ten proces skutecznie wspomagają.
• Na trudnej drodze problem solving zdarzają się błędy, przez co problem może nie zostać rozwiązany, lub będzie rozwiązany, ale nieskutecznie i za jakiś czas pojawi się ponownie.
• Dlatego prawdziwą sztuką jest rozwiązanie danego problemu raz na zawsze oraz najlepiej dobrze za pierwszym razem.

Spis treści:

1. Problem Solving a ciągłe doskonalenie
2. Zdefiniowanie problemu
3. Zrozumienie problemu
4. Generowanie potencjalnych rozwiązań
5. Burza mózgów
6. Ocena potencjalnych rozwiązań
7. Wybór najbardziej korzystnego rozwiązania
8. Wdrożenie planu działania
9. Problem Solving w Praktyce – sesja live

Zobacz też: Efektywna komunikacja w firmie

Problem Solving a ciągłe doskonalenie

Normalna praca, jak pisze Radek Drzewiecki w swojej książce Strategia Lean, to praca + doskonalenie. W normalnej pracy pracownicy nie tylko dodają wartość dla klienta, ale jednocześnie się doskonalą. Aby się doskonalić, co jakiś czas należy się przyjrzeć i porozmawiać o tym, co można zrobić lepiej. Lepiej nie oznacza szybciej, lepiej oznacza po prostu mądrzej. Na tym polega ciągłe doskonalenie. W ciągłym doskonaleniu nie szukamy od razu pomysłów na usprawnienia, ale rozmawiamy o konkretnych problemach, które zakłócają przepływ pracy.

Kiedy mamy świadomość występowania problemu należy niezwłocznie przystąpić do jego właściwego zidentyfikowania i znalezienia przyczyny źródłowej. Tylko w ten sposób można będzie go wyeliminować. W tym celu należy dokładnie przeanalizować problem, zrobić odpowiednie pomiary, aby opierając się na faktach zrozumieć, co i dlaczego należy poprawić.

Nie ma jednej idealnego lekarstwa na wszystkie problemy. Ważne jest, aby ocenić każdą sytuację osobno i do każdej podchodzić z równą rzetelnością i zaangażowaniem. To, co istotne, to nie odpuszczanie nawet najmniejszych problemów, nie zamiatanie ich pod dywan, nie dywagacje, że „może jakoś to będzie”. Czym szybciej problem zostanie zdiagnozowany i rozwiązany, tym większa szansa na poprawę efektywności i niezakłócony rozwój organizacji.

Zdefiniowanie problemu

Pierwszym krokiem do rozwiązania każdego problemu jest jego zdefiniowanie. Zanim zaczniemy problem solving, powinniśmy dobrze zrozumieć jaki jest stan obecny naszej organizacji i jej cele. Wtedy będziemy mieć szerszy obraz tego, gdzie należy wprowadzić ulepszenia.

Najważniejsze pytania na tym etapie:

• Co chcemy osiągnąć?
• Skąd będziemy wiedzieć, kiedy ten cel zostanie osiągnięty?
• Dlaczego osiągnięcie tego celu (lub wykonanie tego zadania) jest dla nas ważne?

Częstym błędem przy rozpoczynaniu jakiejkolwiek zmiany jest próba rozwiązania zbyt wielu problemów na raz. Tymczasem ważna jest świadomość tego, co wymaga poprawy, jak również, co jeszcze jej nie wymaga. Pomoże to uniknąć wprowadzania niepotrzebnych zmian lub dokonywania zmian zbyt szybko, np. bez pełnego rozważenia ich konsekwencji.

Zrozumienie problemu

Zrozumienie problemu to nie tylko zrozumienie objawów, przyczyn oraz tego, co należy zrobić.

Zrozumienie problemu oznacza zebranie wszystkich trzech elementów:

• Jaki jest nasz cel?
• Dlaczego chcemy to osiągnąć?
• W jaki sposób zmierzymy, że cel został osiągnięty?

Przed podjęciem jakichkolwiek kroków należy zrozumieć, jakich danych i informacji potrzebujemy. Czyli konieczne jest zawężenie obszaru poszukiwań w celu koncentracji na najbardziej istotnych źródłach informacji:

• Co musimy wiedzieć?
• Jakiego rodzaju dane pomogą nam rozwiązać problem?
• Ile danych potrzebujemy, by skutecznie rozwiązać problem?

Generowanie potencjalnych rozwiązań

Aby skutecznie wprowadzić konkretne rozwiązanie, ważne jest zidentyfikowanie wszystkich możliwych rozwiązań, ich korzyści i potencjalnego ryzyka. Koniecznie jest określenie czynników, które mogą utrudniać jego wprowadzenie. Należy również ocenić, czy istnieją jakiekolwiek bariery we wdrażaniu tego konkretnego rozwiązania, takie jak ograniczenia budżetowe lub brak zasobów. Dopiero wtedy można podjąć świadomą decyzję, który kierunek działań najlepiej odpowiada potrzebom naszej organizacji.

Kiedy szukamy najlepszego rozwiązania, zastanawiamy się, jak sprawić, aby ludzie byli kreatywni i jednocześnie efektywni. Często korzystamy z burzy mózgów jako metody generowania pomysłów. Jak każda metoda, również burza mózgów spełnia swoje zadanie, jeśli dobrze się do niej przygotujemy.

W klasycznej burzy mózgów zespół w pierwszej części skupia się na wymyśleniu jak największej ilości rozwiązań problemu, po czym w drugiej części zespół oceniający analizuje i ocenia pomysły oraz wypracowuje najlepsze, ostateczne rozwiązanie.

Burza mózgów

Główne zasady pobudzające proces generowania pomysłów i zwiększające kreatywność zespołu:

Koncentracja na ilości

Najważniejszą kwestią podczas rozwiązywania problemu za pomocą burzy mózgów jest jak największa liczba wygenerowanych pomysłów. Mamy wówczas większa szansę na to, że uda się znaleźć sensowne i skuteczne rozwiązanie wybranego problemu.

Rezygnacja z krytycyzmu

W przypadku burzy mózgów trzeba poczekać z krytyką na etap, w którym eksperci analizujący pomysły włączają się do pracy. Przy takim założeniu uczestnicy będą swobodnie dzielić się swoimi pomysłami.

Otwartość na nietypowe pomysły

Spojrzenie na problem z różnych perspektyw, wprowadzanie nowych założeń itp. skutkują lepszymi rozwiązaniami.

Łączenie i ulepszanie pomysłów

Kilka dobrych pomysłów można połączyć w jeden, a sam proces tworzenia pomysłów można pobudzać za pomocą skojarzeń.

Ocena potencjalnych rozwiązań

Ocena potencjalnych rozwiązań jest ważną częścią procesu Problem Solving, ponieważ pomaga zdecydować, które z wygenerowanych pomysłów są warte dalszej realizacji, a które należy odrzucić.

Podczas oceny rozwiązań ważne jest, aby wziąć pod uwagę, jak każde z nich wpłynie na każdą osobę zaangażowaną w rozwiązanie problemu. Należy również rozważyć, czy dana opcja nie pochłonie zbyt wiele czasu lub pieniędzy, w efekcie nie rozwiązując niczego – jeśli tak, to może nie warto jej dalej realizować?

Wybór rozwiązania

Proces wyboru rozwiązania jest kluczową częścią Problem Solving. Na tym etapie zapada decyzja, które z opcji są najbardziej odpowiednie do rozwiązania problemu i które rozwiązania zostaną wdrożone w perspektywie długoterminowej.

Do oceny rozwiązań można wykorzystać następujące kryteria:

• Wybrane rozwiązanie powinno być najlepszym rozwiązaniem (np. opłacalnym).
• Wybrane rozwiązanie powinno być najbardziej opłacalne w porównaniu z innymi alternatywami (np. wydajne).

Dla przykładu, jeśli dwa lub więcej rozwiązań ma podobną skuteczność, ale jedno z nich kosztuje mniej niż inne, to sensowne byłoby wybranie tej opcji. Przyniosłoby to większe oszczędności w czasie i prawdopodobnie mniej zasobów, które muszą być zaangażowane w ten proces. W ten sposób zmniejszamy np. ogólne koszty związane z zatrudnianiem nowych pracowników za każdym razem, gdy coś wymaga naprawy z powodu szkód spowodowanych przez poprzednich, którzy nie wykonywali swojej pracy prawidłowo.

Wdrożenie planu działania

Wdrożenie nie jest końcem procesu, ale raczej jego kontynuacją. Ważne jest, aby ocenić skuteczność wdrożenia w osiąganiu celów, tak aby w razie potrzeby można było wprowadzić poprawki przed przejściem do kolejnego etapu rozwiązywania problemów (np. jeśli coś nie działa).

Samo stosowanie narzędzi i metod powinno być jedynie środkiem do osiągnięcia celu – rozwiązania problemu raz na zawsze, a nie celem samym w sobie. Wysiłki podejmowane w kierunku rozwiązania problemu na pewno nie są czasem straconym. Każdy problem to szansa na doskonalenie, a dobrze rozwiązany stanowi kolejny krok na drodze do doskonałości.

Więcej o rozwiązywaniu problemów w organizacji dowiesz się z serialu Problem Solving w zespołach, którego autorem jest Tymoteusz Myśliwiec, Transformation Manager w Leanpassion. Serial dostępny jest wyłącznie dla użytkowników streamingowego serwisu rozwojowego Youniversity.

Problem Solving w Praktyce – sesja live

Jeśli teoria to dla Ciebie za mało i chcesz poznać w szczegółach, jak skutecznie rozwiązywać problemy w firmie, już 27 lipca 2023 o godz. 10:00 zapraszamy Cię na kolejną sesję live: Problem Solving w Praktyce. Przypominamy, że sesje live dostępne są wyłącznie dla użytkowników serwisu Youniversity.be

Udział w 4h warsztatach live to przede wszystkim szansa na to, aby wreszcie zacząć rozwiązywać problemy bardziej efektywnie czasowo i finansowo. To okazja do nauki lepszej alokacji zasobów w kontekście rozwiązywania problemów. Ten trening to także sposób na realne wsparcie w wymagających szybkich decyzji działaniach na co dzień i zwiększenie produktywności.

Korzyści dla Ciebie z udziału w warsztatach Problem Solving w Praktyce:

• dowiesz się, jak przedstawiać problem opierając się na faktach
• zdiagnozujesz potencjalne przyczyny problemu (intuicja vs logika w diagnozie
• problemów)
• zrekrutujesz i przeprowadzisz grupę Problem Solving
• nauczysz się moderować burzę mózgów i sprawiać, aby zespół w godzinę wspiął się na wyżyny swojej kreatywności
• zobaczysz, jak sprawdzać efektywność wybranych rozwiązań

Nie przegap okazji – jeśli nie korzystasz jeszcze z Youniversity, już dziś dołącz do grona subskrybentów i wznieś swoje przywództwo na nowy poziom. Tutaj wykupisz dostęp do serwisu: cennik

________________________________________________

Masz pytanie na temat wyzwań biznesowych związanych z rozwojem pracowników w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, a nasze ekspertki wspólnie z Tobą przeanalizują Twoje wyzwania i znajdą najbardziej wartościowe dla Twojej firmy rozwiązanie.