Ostatnia aktualizacja: 27.06.2024
Spotkanie zdalne to termin, który na stałe zagościł w słowniku biznesu. Pandemia wymusiła na firmach wypracowanie nowych standardów. Praca w modelu hybrydowym, rozproszone zespoły i spotkania zdalne to dzisiaj codzienność, która jednak dla wielu organizacji nadal stanowi wyzwanie. Jak przygotować spotkanie zdalne, aby było równie efektywne i skuteczne jak spotkanie bezpośrednie?
W Artykule:
Mając w planach spotkanie zdalne należy upewnić się, czy będziemy w stanie skutecznie dotrzeć z przekazem do wszystkich, których obecność na spotkaniu jest wskazana. Chodzi o połączenie dostępnej dla wszystkich technologii oraz odpowiedniego planowania.
W artykule omawiamy 3 proste kroki, które pomogą Ci zorganizować spotkanie zdalne.
Spis treści:
- Termin spotkania zdalnego oraz wymogi techniczne
- Cel spotkania, wybór uczestników i szczegółowy plan
- Agenda spotkania zdalnego
- Spotkanie minuta po minucie
- Spotkanie zdalne – korzyści
Zobacz też: Produktywność osobista i zawodowa
Spotkanie zdalne krok 1: Ustalanie terminu spotkania oraz wymogów technicznych
Termin spotkania
Przygotowując spotkanie zdalne ważne jest, by wyznaczony termin pasował jak największej liczbie zaproszonych uczestników. Jak najlepiej zaplanować godzinę spotkania? To może być podchwytliwe pytanie, dlatego aby uniknąć konfliktów harmonogramów i rozbieżności w preferencjach, np. rano czy po południu, trzeba postarać się znaleźć taką godzinę spotkania, która większości uczestników będzie pasowała, lub będzie swego rodzaju kompromisem.
W celu ustalenia dogodnej dla wszystkich daty i godziny, warto przeprowadzić szybkie głosowanie. Zadane pytanie powinno być sformułowane w taki sposób, aby móc udzielić na nie prostej i jednoznacznej odpowiedzi, najlepiej za pomocą wirtualnych gestów. Osoby, którym nie pasuje zaproponowany termin, mogą przedstawić swoją propozycję, a pozostali równie szybko mogą ponownie zagłosować. Ta sama metoda sprawdzi się w przypadku konieczności szybkiej zmiany zatwierdzonego już terminu spotkania.
Narzędzie komunikacji podczas spotkania
Jeśli korzystamy z wideokonferencji, należy wcześniej dokładnie określić, z którego z dostępnych narzędzie rozmów wideo skorzystamy. Rozmowy wideo na większym monitorze mają zwykle lepszą jakość niż te prowadzone za pośrednictwem telefonów czy tabletów. Warto zadbać o to, by uczestnicy spotkania byli świadomi tego, jaki sprzęt da im najlepsze korzyści z uczestnictwa.
W trakcie wideo rozmowy na laptopie najlepsze efekty daje korzystanie z kamerek internetowych oraz możliwość współdzielenia ekranu. Dla efektywności spotkania kluczowa jest bowiem możliwość widzenia i słyszenia siebie nawzajem przez uczestników. Udostępnianie ekranu natomiast pozwala wszystkim uczestnikom zwrócić uwagę na najważniejsze poruszane w trakcie spotkania zagadnienia.
Spotkanie zdalne krok 2: Cel spotkania, wybór uczestników i przedstawienie szczegółowego planu
Cel spotkania
Najważniejszą kwestią, od której zaczynamy planowanie spotkania, jest jego cel. Chodzi o zrozumienie celu spotkania, czyli co chcemy lub mamy nadzieję osiągnąć, organizując spotkanie.
Wybór uczestników spotkania
Pierwszym krokiem w planowaniu spotkania zdalnego jest podjęcie decyzji, kto powinien być na nim obecny. Może się to wydawać oczywiste, ale przy podejmowaniu tej decyzji należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Na przykład, czyja obecność powinna być obowiązkowa, a kto może dołączyć, bo temat jest interesujący, ale nie musi tam być, czy wreszcie kto nie powinien znaleźć się na spotkaniu.
Agenda spotkania zdalnego
Dobrą praktyką spotkań zdalnych jest sporządzenie agendy, która zawiera wszystkie niezbędne elementy, opatrzone krótkim opisem, np.: prezentacja, dyskusja, podjęcie decyzji. Oczekiwane rezultaty każdego podpunktu stają się jednocześnie pomocne dla uczestników w odpowiednim przygotowaniu się do każdego etapu.
Osoby zaproszone na wirtualne spotkanie powinny mieć podobny poziom wiedzy na temat spotkania. Dzięki temu nikt nie traci czasu na wprowadzenie, a spotkanie kończy się o wyznaczonej godzinie, co zwykle gwarantuje podjęcie wymaganych decyzji i decyduje o efektywności spotkania.
Agenda powinna być wysłana do wszystkich uczestników z wyprzedzeniem, aby każdy mógł przygotować się do spotkania i czuć się komfortowo w kontekście wniesienia swojego wkładu. Można to również wykorzystać jako czas na przedstawienie kontekstu do każdego tematu, odpowiedzi na nurtujące zagadnienia jeszcze przed rozpoczęciem spotkania.
Spotkanie zdalne krok 3: Stworzenie grafiku spotkania
Trafionym sposobem na optymalizację i zwiększenie efektywności spotkania online jest stworzenie grafiku i zaplanowanie przebiegu poszczególnych punktów agendy, a także określenie czasu, który można poświęcić na każdą część. Pilnowanie czasu jest niezwykle ważne pod względem biznesowym. Jest również uszanowaniem pracy uczestników zdalnego spotkania. Dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby, która dopilnuje, by poszczególne etapy, a także całe spotkanie zmieściło się w zaplanowanym czasie.
Korzyści organizowania spotkań zdalnych
Pomimo, że spotkania zdalne mogą być dla części osób frustrujące, ten sposób komunikacji zyskuje na popularności. Pozwalają one zaoszczędzić pieniądze na kosztach podróży – zwłaszcza w przypadku zespołów rozproszonych, bądź gdy uczestnicy znajdują się w różnych oddziałach firmy zlokalizowanych na terenie całego kraju. Panuje przekonanie, że podczas spotkania zdalnego można zrobić więcej w krótszym czasie, niż podczas spotkania tradycyjnego.
Spotkanie zdalne – korzyści:
- ułatwia szybkie podjęcie decyzji przez dużą grupę ludzi,
- wspiera komunikację i współpracę zespołów rozproszonych,
- pozwala uniknąć nieporozumień i straty czasu,
- brak czasu podróży, a tym samym dobry sposób na zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko,
- bardziej dostępne dla uczestników, elastyczność w ustalaniu harmonogramu,
- możliwość dostosowania do różnych harmonogramów w ciągu dnia,
- bardziej przystępne niż tradycyjne spotkania, nie generuje kosztów podróży, koszów hotelu czy kosztów cateringu
Spotkania zdalne są świetnym sposobem na zebranie zespołu, jeśli w warunkach tradycyjnych nie byłoby to takie proste. Korzystając z technologii wideokonferencji i połączeń konferencyjnych, można sprawić, że będą bardziej przyjazne dla środowiska, dostosować je do dziennych harmonogramów uczestników, atym samym sprawić, że będą efektywne i skuteczne.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o organizowaniu wirtualnych spotkań, obejrzyj rozwojowe kursy Remote team Zuzanny Przybyły oraz Virtual Leadership Grega Albrechta, dostępne wyłącznie w serwisie Youniversity.be. Sprawdź ile możesz zyskać podążając za wskazówkami specjalistów!
______________________________________________
Odkryj Youniversity – ponad 100 kursów i seriali rozwojowych w 9 kategoriach: przywództwo, i zarządzanie, zarządzanie projektami, komunikacja i relacje, wellbeing, doskonalenie operacyjne, a także: prezentacje, raporty, szablony i workbooki; comiesięczne konferencje i sesje live, quizy i notatki ułatwiające dokumentowanie postępów i systematyczne uczenie się. Nowa funkcjonalność serwisu – asystent nawyków umożliwia zdobywanie wiedzy, planowanie i realizację celów zawodowych i osobistych.
______________________________________________
Masz pytanie na temat wyzwań biznesowych związanych z rozwojem pracowników w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, a nasze ekspertki wspólnie z Tobą przeanalizują Twoje wyzwania i znajdą najbardziej wartościowe dla Twojej firmy rozwiązanie.
