Jak zarządzać projektami w firmie uczącej się?

Początek XXI wieku to rozkwit najnowszych technologii, które stały się wszechobecne w każdym obszarze naszego życia. Świat przyspiesza coraz bardziej – czy w związku z tym dotychczasowe klasyczne zarządzanie projektami nadal się sprawdza? Coraz częściej nie. Jak zarządzać projektami w firmie nowoczesnej?

Zwinne zarządzanie projektami – Manifest Agile

W 2001 roku w Stanach Zjednoczonych powstał pierwszy zestaw zasad zwinnego zarządzania projektami, tzw. Manifest Agile. Dotyczył wtedy przede wszystkim projektów informatycznych. Kolejny krok milowy nastąpił dziesięć lat później, kiedy pojawił się nurt Management 3.0, który opisuje zasady i praktyki nowoczesnych organizacji, takich jak Spotify, Google czy Uber. Czego możemy się od nich nauczyć?

Odpowiedzią na wyzwania dzisiejszego świata są nowoczesne firmy, w których elastyczna strategia wdrażana jest poprzez zwinne zespoły i zwinne projekty. Dopasowują modele zwinności i ich korzyści do danego zespołu i sytuacji. Dzięki temu są odporne na wstrząsy w świecie VUKA (zmienności – niepewności – niejednoznaczności – złożoności), w którym żyjemy.

Czym jest zwinność w zarządzaniu projektami?

Zwinność to ciągłe poszukiwanie najlepszego modelu pracy, efektywności, wspólnej motywacji, rozwiązań dla klienta. Rola projektu i podejście do niego w zwinnym świecie się zmienia, jednak to, co pozostaje bez zmian, to skupienie na generowaniu wartości dla klienta.

Nowoczesne modele biznesowe 

Dokładnie opracowana strategia jest kluczowym dla pracowników i kadry zarządzającej elementem opisującym firmę. Dzięki niej cała organizacja zrozumie wizję przyszłości i celu, do jakiego zmierza, oraz tego, jaką wartość chce dostarczać klientom i otoczeniu. Jak ją zatem zdefiniować, zwiększając szansę na skuteczne wdrożenie, przy tak dużej zmienności dzisiejszego świata? Warto rozpocząć od postawienia kluczowych pytań, w oparciu o model Golden Circle Simona Sinka.

• Zacznij od pytania „Why?”, czyli „Dlaczego?” – Dlaczego powstała moja firma? Jaką ma misję, wizję do spełnienia? Jaką wartość niesie dla otoczenia? Daj sobie czas na przepracowanie tego samodzielnie, wspólnie z zespołem lub zarządem.
• Kolejne pytanie to „How?„, czyli „Jak?” – W jaki sposób dostarczę, zrealizuję moją wizję, moje „Dlaczego?”, czym się wyróżniam? Jakie są moje unikalne kompetencje, know-how, sposób, w jaki się organizuję?
• Ostatnie pytanie to „What?„, czyli „Co?” – Co zrobię? Jakie projekty, jakie produkty wdrożę dla klientów?

Filary strategii. Jak zarządzać projektami w firmie?

Bardzo ważne dla budowania strategii jest określenie jej filarów, tj. business objectives, ponieważ w dalszych krokach procesu te czynniki pozwolą budować portfele projektów skupionych na strategicznych celach.

• Cele i kluczowe rezultaty – dla każdego filaru należy zdefiniować strategiczne OKR, czyli Objective and Key Result, które nakreślą aspiracyjny cel. Zdefiniuj również kilka oczekiwanych rezultatów, dzięki którym poznasz, że cel został osiągnięty. OKR-y zazwyczaj wykorzystywane są w praktyce kwartalnych i rocznych celów, jednak mogą pojawić się na poziomie strategii i ukazać kilkuletnią perspektywę.

• Czas – wybór odpowiedniego horyzontu czasu jest również istotny. Narysuj strategic roadmap, czyli strategiczną mapę drogową. Z jednej strony warto dać zespołom jak najwięcej przestrzeni w poszukiwaniu najlepszej drogi do realizacji celów strategicznych. Z drugiej strony, w ramach każdego filaru strategii warto wskazać kluczowe inicjatywy, które pozwolą zrealizować cele i będą punktem odniesienia, kompasem pokazującym czy zmierzamy we właściwym kierunku.
• Kierunek zmiany – ważne, by wyznaczać kierunek zmiany, a nie szczegółowe zadania, ponieważ wszystko zbyt szybko się zmienia. Pozostaw też przestrzeń na określenie tej drogi przez zespoły, przez poszczególne obszary, piony w Twojej firmie. Daj zespołom moc sprawczą, wzmacniaj kulturę samoorganizacji.

• Model biznesowy – na koniec zaprojektuj model biznesowy Twojej firmy. Rozważ czy i w jakim stopniu zmieni się w związku z nową strategią.

Korzyści zwinnego podejścia

Ostatnia dekada to czas malejącej popularności tradycyjnych kaskadowych modeli. Popularność zyskuje podejście zwinne, które pozwala rozwiązać wiele problemów, z którymi firmy borykają się na co dzień.

Za każdym razem przygotowując się do wdrożenia zwinności, jakikolwiek model wybierzesz, rozpocznij od modelu Golden Cirlce. Poznaj swoje „Dlaczego”. Odpowiedz na pytania:

• Jaki jest Twój rynek?
• Z jakimi wyzwaniami się mierzysz?
• Jaka jest Twoja efektywność i wyniki finansowe?
• Dlaczego chcesz być zwinny?

Jak zarządzać projektami w firmie? Serial rozwojowy

W swoim rozwojowym serialu Nowoczesne zarządzanie projektami, czyli jak zarządzać projektami w firmie, dostępnym w serwisie Youniversity Piotr Skrzypczyński opowiada jakie korzyści można uzyskać, stosując zwinne praktyki:

1. Skupienie na potrzebach klienta i elastyczność w ich zaspokajaniu oraz wzrost NPS (Net Promoter Score), czyli tego, na ile klienci będą polecać Twoją firmę. W jaki sposób? Praca zwinna stawia klienta w centrum na każdym kroku. Jest to praktyka każdego dnia, każdego projektu, który realizujesz, każdego sprintu, w którym pracujesz.
2. Większa innowacyjność produktów. W zwinnej kulturze pracy zespoły są zachęcane do eksperymentowania i poszukiwania nieszablonowych rozwiązań, a porażka jest wpisana w cykl życia, jest paliwem do dalszej nauki, do dalszego działania. Nie ma tu miejsca na obawę jakie będą konsekwencje popełnionego błędu. Próbowanie, eksperymentowanie i nauka to konieczność. Taka zwinna kultura bardzo poprawia zaangażowanie pracowników, nawet jeśli na początku potrzebują czasu, by przywyknąć do nowej organizacji.
3. Skraca się czas wdrożenia rozwiązań dla klientów. Dzieje się to poprzez skupianie się na iteracyjnym, przyrostowym podejściu. Skupiając się na MVP (Minimum Valuable Product), czyli produkcie, który już można testować, uzyskujesz feedback i możliwość dalszego rozwoju, zgodnie z rzeczywistymi oczekiwaniami klienta. Nie trzeba opierać się na subiektywnej wizji produktu i na przeczuciach.
4. Wzrost wydajności i poprawa wyników finansowych. Praktyka wielu firm pokazuje i udowadnia, że stosowanie metody agile i transformowanie organizacji w kierunku Managementu 3.0 to właściwy kierunek w dzisiejszych czasach.

Nawet pracując w firmie, która nie jest jeszcze zwinna, manager czy członek zespołu może wykorzystywać elementy zwinnej pracy w swoim zespole, by zobaczyć jakie przynosi efekty.

O metodach budowania modeli biznesowych w sposób pozwalający na stały rozwój firmy opowiada w swojej serii Nowoczesne zarządzanie projektami Piotr Skrzypczyński – laureat wielu nagród, wykładowca i trener w zakresie transformacji, zarządzania strategicznego i Managementu 3.0.

PODEJMIJ WZYWANIE Z YOUNIVERSITY!

Stwórz strategię dla swojej firmy. Odpowiedz na kilka pytań, bazując na Golden Circle: Why?, How? What? Wskaż co najmniej jedno strategiczne OKR dla każdego filaru i narysuj strategiczną mapę drogową. Określ maksymalnie filary strategii dla swojej firmy.