Jak zarządzać projektami w firmie uczącej się?

Ostatnia aktualizacja: 21.12.2023

Coraz częściej klasyczne zarządzanie projektami już się nie sprawdza. Odpowiedź na wyzwania dzisiejszego świata znajdują nowoczesne firmy, wdrażające elastyczne strategie poprzez zwinne zespoły i zwinne projekty. Dopasowując modele zwinności i ich korzyści do danego zespołu i sytuacji, zyskują odporność na wstrząsy w świecie VUKA, w którym żyjemy. Zobacz, jak zarządzać projektami w firmie uczącej się.

W Artykule:

• Zwinność (ang. agility) to ciągłe poszukiwanie najlepszego modelu pracy, efektywności, wspólnej motywacji, rozwiązań dla klienta.
• Zwinność w zarządzaniu projektami jest podejściem skoncentrowanym na elastyczności, szybkiej adaptacji do zmian oraz intensywnej współpracy między członkami zespołu i interesariuszami projektu.
• Kluczowe dla budowania strategii jest określenie jej filarów, tj. business objectives, ponieważ w dalszych krokach procesu czynniki te pozwolą budować portfele projektów skupionych na strategicznych celach.
• Zwinne podejście do zarządzania projektami oferuje wiele korzyści, które czynią je atrakcyjnym wyborem dla firm z różnych branż.
• Nawet pracując w firmie, która nie jest jeszcze zwinna, manager czy członek zespołu może wykorzystywać elementy zwinnej pracy w swoim zespole, by zobaczyć jakie przynosi efekty.

Spis treści:

1. Zwinne zarządzanie projektami – Manifest Agile
2. Czym jest zwinność w zarządzaniu projektami?
3. Nowoczesne modele biznesowe
4. Filary strategii. Jak zarządzać projektami w firmie
5. Jakie są korzyści zwinności?
6. Jak zarządzać projektami w firmie? Serial rozwojowy

Zobacz też: Jak wspierać rozwój pracowników w uczącej się organizacji

Zwinne zarządzanie projektami – Manifest Agile

W 2001 roku w Stanach Zjednoczonych powstał pierwszy zestaw zasad zwinnego zarządzania projektami, tzw. Manifest Agile. Dotyczył wtedy przede wszystkim projektów informatycznych. Kolejny krok milowy nastąpił dziesięć lat później, kiedy pojawił się nurt Management 3.0, opisujący zasady i praktyki nowoczesnych organizacji, takich jak Spotify, Google czy Uber. Czego możemy się od nich nauczyć?

Nowoczesne firmy znajdują odpowiedź na wyzwania współczesnego świata, wdrażając elastyczną strategię poprzez zwinne zespoły i zwinne projekty. Dopasowują modele zwinności i ich korzyści do danego zespołu i sytuacji. Dzięki temu są odporne na wstrząsy w świecie VUKA (zmienności – niepewności – niejednoznaczności – złożoności), w którym żyjemy.

Czym jest zwinność w zarządzaniu projektami?

Zwinność (ang. agility) to ciągłe poszukiwanie najlepszego modelu pracy, efektywności, wspólnej motywacji, rozwiązań dla klienta. Rola projektu i podejście do niego w zwinnym świecie się zmienia, jednak to, co pozostaje bez zmian, to skupienie na generowaniu wartości dla klienta.

Zwinność w zarządzaniu projektami jest podejściem skoncentrowanym na elastyczności, szybkiej adaptacji do zmian oraz intensywnej współpracy między członkami zespołu i interesariuszami projektu. Pierwotnie zastosowana w branży oprogramowania, metodyka zwinna stała się popularna w różnych obszarach dzięki swojej efektywności i elastycznemu podejściu do zarządzania projektami. Kluczowe cechy i zalety zwinności w zarządzaniu projektami to:

1. Iteracyjny rozwój: projekty są podzielone na mniejsze części i realizowane w krótkich cyklach pracy (iteracjach), co umożliwia szybką reakcję na zmiany, ciągłą ocenę postępów i dostosowywanie planów.
2. Elastyczność i adaptacja: zwinne zarządzanie projektami charakteryzuje się otwartością na zmiany i dostosowywaniem planów w odpowiedzi na zmieniające się wymagania lub warunki.
3. Współpraca i komunikacja: kluczowe jest bliskie zaangażowanie i współpraca, obejmująca regularną komunikację i częsty feedback, między wszystkimi członkami zespołu, a także z klientami lub interesariuszami.
4. Skupienie na wartości dla klienta: priorytetem jest dostarczanie produktów lub usług, które najlepiej odpowiadają potrzebom i oczekiwaniom klienta.
5. Samodzielność zespołów: zespoły w metodologii zwinnej często są multidyscyplinarne i samodzielne, co oznacza, że posiadają pełnię kompetencji do samodzielnego zarządzania pracą.
6. Proaktywna optymalizacja procesów: zwinność oznacza ciągłe dążenie do poprawy i efektywności, co obejmuje regularne retrospektywy i ocenę procesów pracy.
7. Minimalizowanie Marnotrawstwa: usuwanie zbędnych elementów i procesów, które nie przyczyniają się do wartości projektu.
8. Ciągła ocena i udoskonalanie: regularne analizy postępów i możliwości poprawy przyczyniają się do ciągłego rozwoju i doskonalenia projektu oraz metod pracy.

Metodyka zwinna jest szczególnie efektywna w środowiskach dynamicznych, gdzie wymagana jest szybka adaptacja i ciągłe dostosowywanie się do nowych warunków. Pozwala na bardziej elastyczne podejście do zarządzania projektami, skupiając się na wartości dla klienta i efektywnym reagowaniu na zmiany.

Nowoczesne modele biznesowe 

Dokładnie opracowana strategia jest kluczowym dla pracowników i kadry zarządzającej elementem opisującym firmę. Dzięki niej cała organizacja zrozumie wizję przyszłości i celu, do jakiego zmierza, oraz tego, jaką wartość chce dostarczać klientom i otoczeniu. Jak ją zatem zdefiniować, zwiększając szansę na skuteczne wdrożenie, przy tak dużej zmienności dzisiejszego świata? Warto rozpocząć od postawienia kluczowych pytań, w oparciu o model Golden Circle Simona Sinka.

• Zacznij od pytania „Why?”, czyli „Dlaczego?” – Dlaczego powstała moja firma? Jaką ma misję, wizję do spełnienia? Jaką wartość niesie dla otoczenia? Daj sobie czas na przepracowanie tego samodzielnie, wspólnie z zespołem lub zarządem.
• Kolejne pytanie to „How?„, czyli „Jak?” – W jaki sposób dostarczę, zrealizuję moją wizję, moje „Dlaczego?”, czym się wyróżniam? Jakie są moje unikalne kompetencje, know-how, sposób, w jaki się organizuję?
• Ostatnie pytanie to „What?„, czyli „Co?” – Co zrobię? Jakie projekty, jakie produkty wdrożę dla klientów?

Filary strategii. Jak zarządzać projektami w firmie?

Bardzo ważne dla budowania strategii jest określenie jej filarów, tj. business objectives, ponieważ w dalszych krokach procesu czynniki te pozwolą budować portfele projektów skupionych na strategicznych celach.

• Cele i kluczowe rezultaty – dla każdego filaru należy zdefiniować strategiczne OKR, czyli Objective and Key Result, które nakreślą aspiracyjny cel. Zdefiniuj również kilka oczekiwanych rezultatów, dzięki którym poznasz, że cel został osiągnięty. OKR-y zazwyczaj wykorzystywane są w praktyce kwartalnych i rocznych celów, jednak mogą pojawić się na poziomie strategii i ukazać kilkuletnią perspektywę.

• Czas – wybór odpowiedniego horyzontu czasu jest również istotny. Narysuj strategic roadmap, czyli strategiczną mapę drogową. Z jednej strony warto dać zespołom jak najwięcej przestrzeni w poszukiwaniu najlepszej drogi do realizacji celów strategicznych. Z drugiej strony, w ramach każdego filaru strategii warto wskazać kluczowe inicjatywy, które pozwolą zrealizować cele i będą punktem odniesienia, kompasem pokazującym czy zmierzamy we właściwym kierunku.
• Kierunek zmiany – ważne, by wyznaczać kierunek zmiany, a nie szczegółowe zadania, ponieważ wszystko zbyt szybko się zmienia. Pozostaw też przestrzeń na określenie tej drogi przez zespoły, przez poszczególne obszary, piony w Twojej firmie. Daj zespołom moc sprawczą, wzmacniaj kulturę samoorganizacji.

• Model biznesowy – na koniec zaprojektuj model biznesowy Twojej firmy. Rozważ czy i w jakim stopniu zmieni się w związku z nową strategią.

Jaki są korzyści Agile?

Ostatnia dekada to czas malejącej popularności tradycyjnych kaskadowych modeli. Popularność zyskuje podejście zwinne, które pozwala rozwiązać wiele problemów, z którymi firmy borykają się na co dzień.

Za każdym razem przygotowując się do wdrożenia zwinności, jakikolwiek model wybierzesz, rozpocznij od modelu Golden Cirlce. Poznaj swoje „Dlaczego”. Odpowiedz na pytania:

• Jaki jest Twój rynek?
• Z jakimi wyzwaniami się mierzysz?
• Jaka jest Twoja efektywność i wyniki finansowe?
• Dlaczego chcesz być zwinny?

Co daje zwinne podejście?

Zwinne podejście do zarządzania projektami oferuje wiele korzyści, które czynią je atrakcyjnym wyborem dla firm z różnych branż. Główne korzyści zwinnego podejścia to:

1. Szybsza reakcja na zmiany: zwinność umożliwia szybką adaptację do zmieniających się wymagań rynku, preferencji klientów i warunków zewnętrznych.
2. Większa wartość dla klienta: skupienie się na ciągłym dostarczaniu wartości dla klienta poprawia jakość obsługi i zwiększa satysfakcję.
3. Poprawa jakości produktu: regularny feedback od interesariuszy i iteracyjny rozwój pozwalają na ciągłe doskonalenie produktu.
4. Zwiększona produktywność i efektywność: za sprawą minimalizowania marnotrawstwa czasu i zasobów, zwinne metodyki umożliwiają uzyskanie większej produktywności i efektywności.
5. Lepsza przewidywalność i kontrola nad projektem: krótsze cykle iteracyjne pozwalają na regularną ocenę postępów i lepszą kontrolę nad projektem.
6. Zwiększone zaangażowanie i satysfakcja zespołu: samodzielność i odpowiedzialność zespołów zwinnych zwiększają zaangażowanie i satysfakcję z pracy.
7. Elastyczność budżetowa: zwinne metodyki umożliwiają lepsze zarządzanie kosztami i elastyczne alokowanie zasobów.
8. Redukcja ryzyka: częste przeglądy i adaptacje pozwalają na wczesne wykrywanie problemów i minimalizację ryzyka.
9. Lepsza komunikacja i współpraca: regularne spotkania i bliska współpraca między członkami zespołu i interesariuszami prowadzą do lepszej komunikacji i zrozumienia celów.
10. Szybsze dostarczanie produktu na rynek: zwinne podejście może skrócić czas potrzebny na dostarczenie produktu na rynek.
11. Większa przejrzystość procesu: zwinne metodyki zapewniają większą przejrzystość pracy, co ułatwia zarówno zarządzanie, jak i ocenę postępów.

Zwinne podejście jest szczególnie efektywne w dynamicznych, szybko zmieniających się środowiskach, gdzie tradycyjne metody zarządzania projektami mogą być zbyt sztywne lub wolne. Pozwala na większą adaptacyjność, skupienie na kliencie i ciągłą poprawę, co jest kluczem do sukcesu we współczesnym świecie biznesu.

Jak zarządzać projektami w firmie? Serial rozwojowy

W swoim rozwojowym serialu Nowoczesne zarządzanie projektami, czyli jak zarządzać projektami w firmie, dostępnym w serwisie Youniversity Piotr Skrzypczyński opowiada jakie korzyści można uzyskać, stosując zwinne praktyki:

1. Skupienie na potrzebach klienta i elastyczność w ich zaspokajaniu oraz wzrost NPS (Net Promoter Score), czyli tego, na ile klienci będą polecać Twoją firmę. W jaki sposób? Praca zwinna stawia klienta w centrum na każdym kroku. Jest to praktyka każdego dnia, każdego projektu, który realizujesz, każdego sprintu, w którym pracujesz.
2. Większa innowacyjność produktów. W zwinnej kulturze pracy zespoły są zachęcane do eksperymentowania i poszukiwania nieszablonowych rozwiązań, a porażka jest wpisana w cykl życia, jest paliwem do dalszej nauki, do dalszego działania. Nie ma tu miejsca na obawę jakie będą konsekwencje popełnionego błędu. Próbowanie, eksperymentowanie i nauka to konieczność. Taka zwinna kultura bardzo poprawia zaangażowanie pracowników, nawet jeśli na początku potrzebują czasu, by przywyknąć do nowej organizacji.
3. Skraca się czas wdrożenia rozwiązań dla klientów. Dzieje się to poprzez skupianie się na iteracyjnym, przyrostowym podejściu. Skupiając się na MVP (Minimum Valuable Product), czyli produkcie, który już można testować, uzyskujesz feedback i możliwość dalszego rozwoju, zgodnie z rzeczywistymi oczekiwaniami klienta. Nie trzeba opierać się na subiektywnej wizji produktu i na przeczuciach.
4. Wzrost wydajności i poprawa wyników finansowych. Praktyka wielu firm pokazuje i udowadnia, że stosowanie metody agile i transformowanie organizacji w kierunku Managementu 3.0 to właściwy kierunek w dzisiejszych czasach.

Nawet pracując w firmie, która nie jest jeszcze zwinna, manager czy członek zespołu może wykorzystywać elementy zwinnej pracy w swoim zespole, by zobaczyć jakie przynosi efekty.

________________________________________________

O metodach budowania modeli biznesowych w sposób pozwalający na stały rozwój firmy opowiada w swojej serii Nowoczesne zarządzanie projektami Piotr Skrzypczyński – laureat wielu nagród, wykładowca i trener w zakresie transformacji, zarządzania strategicznego i Managementu 3.0.

Dowiedz się, jak zarządzać projektami na co dzień. Zobacz serię Nowoczesne zarządzanie projektami Piotra Skrzypczyńskiego w serwisie Youniversity.be. 

PODEJMIJ WZYWANIE Z YOUNIVERSITY!

Stwórz strategię dla swojej firmy. Odpowiedz na kilka pytań, bazując na Golden Circle: Why?, How? What? Wskaż co najmniej jedno strategiczne OKR dla każdego filaru i narysuj strategiczną mapę drogową. Określ maksymalnie filary strategii dla swojej firmy.

________________________________________________

Chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać projektami? Koniecznie dołącz do grona subskrybentów Youniversity.

Skontaktuj się z nami, a nasze ekspertki wspólnie z Tobą przeanalizują Twoje wyzwania i pomogą znaleźć najbardziej wartościowe rozwiązanie dla Ciebie lub Twojej firmy.

__________________________________________