Jak zarządzać projektami w firmie uczącej się?

Ostatnia aktualizacja: 26.09.2024, Autorka: Ania Radzka

W dzisiejszym, dynamicznie ewoluującym świecie biznesu klasyczne podejście do zarządzania projektami przestaje wystarczać. W jego miejsce wkracza Agile – metodyka stanowiąca odpowiedź na wyzwania stojące przed organizacjami, które dążą do zwiększania adaptacyjności. Firmy, które wdrażają elastyczne strategie oparte na zwinnych zespołach i projektach, zyskują przewagę w zdolności do szybkiego i efektywnego reagowania na zmieniające się warunki. Dzięki dopasowywaniu modeli zwinności do specyfiki zespołu i sytuacji, organizacje te są w stanie budować solidne fundamenty dla długotrwałego sukcesu. W takim środowisku zarządzanie projektami nie jest już tylko narzędziem do realizacji celów, ale staje się motorem innowacji i rozwoju organizacji. Zobacz, jak zarządzać projektami w firmie uczącej się.

W Artykule:

• Zwinność (ang. agility) to ciągłe poszukiwanie najlepszego modelu pracy, efektywności, wspólnej motywacji, rozwiązań dla klienta.
• Zwinność w zarządzaniu projektami jest podejściem skoncentrowanym na elastyczności, szybkiej adaptacji do zmian oraz intensywnej współpracy między członkami zespołu i interesariuszami projektu.
• Pierwotnie zastosowana w branży oprogramowania, metodyka zwinna stała się nieodzowna również w innych obszarach właśnie przez wzgląd na efektywność i elastyczne podejście do zarządzania projektami
• Kluczowe dla budowania strategii jest określenie jej filarów, tj. business objectives, ponieważ w dalszych krokach procesu czynniki te pozwolą budować portfele projektów skupionych na strategicznych celach.
• Zwinne podejście do zarządzania projektami oferuje wiele korzyści, które czynią je atrakcyjnym wyborem dla firm z różnych branż.
• Nawet pracując w firmie, która nie jest jeszcze zwinna, manager czy członek zespołu może wykorzystywać elementy zwinnej pracy w swoim zespole, by zobaczyć jakie przynosi efekty.

Spis treści:

1. Zwinne zarządzanie projektami – Manifest Agile
2. Czym jest zwinność w zarządzaniu projektami?
3. Nowoczesne modele biznesowe – strategia
4. Filary strategii. Jak zarządzać projektami w firmie?
5. Jakie są korzyści Agile?
6. Jak zarządzać projektami w firmie? Serial rozwojowy

Zobacz też: 6 pytań o Project Management

Zwinne zarządzanie projektami – Manifest Agile

Klasyczne zarządzanie projektami to podejście, które wobec wyzwań współczesnego świata biznesu, coraz częściej ustępuje miejsca podejściu Agile – metodyki stosowanej przez nowoczesne firmy, wdrażające elastyczne strategie poprzez zwinne zespoły i zwinne projekty. Dopasowując modele zwinności i ich korzyści do danego zespołu i sytuacji, organizacje te potrafią osiągać długofalowy sukces w dynamicznie ewoluującym środowisku biznesowym.

Czym jest podejście Agile? Manifest Agile, opublikowany w 2001 roku, stanowi fundament zwinnego zarządzania projektami. Jego powstanie było odpowiedzią na frustracje związane z tradycyjnymi, sztywnymi metodami zarządzania, które nie nadążały za szybko zmieniającymi się potrzebami rynkowymi i technologicznymi. Opracowany przez ekspertów z branży IT, którzy zauważyli, że tradycyjne podejścia często opóźniały realizację projektów, ograniczały kreatywność i nie pozwalały na elastyczne reagowanie na zmiany, Manifest Agile składa się z czterech głównych wartości i dwunastu zasad, które promują większą elastyczność, współpracę i szybkość w realizacji projektów. Te wartości to:

1. Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia – Agile podkreśla znaczenie bezpośredniej komunikacji i współpracy w zespołach, co pozwala szybciej reagować na problemy i dostarczać rozwiązania.
2. Działający produkt ponad obszerną dokumentację – zamiast skupiać się na formalnych, często złożonych dokumentach, zespół koncentruje się na tworzeniu produktów, które działają i dostarczają wartość klientowi.
3. Współpraca z klientem ponad formalne negocjacje – Agile promuje ciągłą współpracę z klientem, aby lepiej zrozumieć jego potrzeby i dostosować projekt do jego oczekiwań.
4. Reagowanie na zmiany ponad realizację założonego planu – Agile akceptuje zmiany jako naturalny element procesu i umożliwia szybkie dostosowanie się do nowej sytuacji, zamiast trzymać się z góry ustalonego planu, który może okazać się nieaktualny.

Wartości te stworzyły podstawę do dalszego rozwoju zwinnych metod pracy, takich jak Scrum, Kanban czy Extreme Programming (XP), które do dziś są powszechnie stosowane w projektach nie tylko informatycznych, ale także w zarządzaniu projektami w wielu innych branżach.

Krokiem milowym, który nastąpił dziesięć lat później, był z kolei nurt Management 3.0, przenoszący zwinność na poziom całej organizacji. Kładąc nacisk na decentralizację zarządzania, rozwój samoorganizujących się zespołów oraz budowanie kultury otwartości i innowacji, stworzył on podwaliny pod najlepsze praktyki stosowane przez nowoczesne organizacje, takie jak Spotify, Google czy Uber.

Czym jest zwinność w zarządzaniu projektami?

Zwinność (ang. agility) to ciągłe poszukiwanie najlepszego modelu pracy, efektywności, wspólnej motywacji, rozwiązań dla klienta. Rolę projektu i podejście do niego w zwinnym świecie wyróżnia zmienność, jednak to, co pozostaje bez zmian, to skupienie na generowaniu wartości dla klienta.

Zwinność w zarządzaniu projektami jest podejściem skoncentrowanym przede wszystkim na elastyczności, szybkiej adaptacji do zmian oraz intensywnej współpracy między członkami zespołu i interesariuszami projektu. Pierwotnie zastosowana w branży oprogramowania, metodyka zwinna stała się nieodzowna również w innych obszarach właśnie przez wzgląd na efektywność i elastyczne podejście do zarządzania projektami. Jakie są kluczowe cechy i zalety zwinności w zarządzaniu projektami?

1. Iteracyjny rozwój: projekty są podzielone na mniejsze części i realizowane w krótkich cyklach pracy (iteracjach), co umożliwia szybką reakcję na zmiany, ciągłą ocenę postępów i dostosowywanie planów.
2. Elastyczność i adaptacja: zwinne zarządzanie projektami charakteryzuje się otwartością na zmiany i dostosowywaniem planów w odpowiedzi na zmieniające się wymagania lub warunki.
3. Współpraca i komunikacja: kluczowe w zarządzaniu projektami jest bliskie zaangażowanie i współpraca, obejmująca regularną komunikację i częsty feedback, między wszystkimi członkami zespołu, a także z klientami lub interesariuszami.
4. Skupienie na wartości dla klienta: priorytetem jest dostarczanie produktów lub usług, które najlepiej odpowiadają potrzebom i oczekiwaniom klienta.
5. Samodzielność zespołów: zespoły w metodologii zwinnej są często multidyscyplinarne i samodzielne, co oznacza, że posiadają pełnię kompetencji do samodzielnego zarządzania pracą.
6. Proaktywna optymalizacja procesów: zwinność oznacza ciągłe dążenie do poprawy i efektywności – obejmuje regularne retrospektywy i ocenę procesów pracy.
7. Minimalizowanie marnotrawstwa: zwinność opiera się w dużej mierze na usuwaniu zbędnych elementów i procesów, które nie przyczyniają się do wartości projektu.
8. Ciągła ocena i udoskonalanie: regularne analizy postępów i możliwości poprawy umożliwiają ciągły rozwój i doskonalenie projektu oraz metod pracy.

Metodyka zwinna jest szczególnie efektywna w środowiskach dynamicznych, gdzie wymagana jest szybka adaptacja i ciągłe dostosowywanie się do nowych warunków. Pozwala na bardziej elastyczne podejście do zarządzania projektami, skupianiu się na wartości dla klienta i efektywnym reagowaniu na zmiany.

Nowoczesne modele biznesowe – strategia 

Co wyróżnia nowoczesne modele biznesowe? Przede wszystkim jasno określona strategia. To dzięki niej firmy mogą skutecznie reagować na wyzwania rynku, zwiększać efektywność działań oraz umacniać swoją pozycję konkurencyjną, dążąc do długoterminowego sukcesu.

Jak zdefiniować strategię, zwiększając szansę na jej skuteczne wdrożenie? Warto zacząć od postawienia kluczowych pytań, w oparciu o model Golden Circle Simona Sinka:

• Zacznij od pytania „Why?”, czyli: dlaczego powstała moja firma? Jaką ma misję, wizję do spełnienia? Jaką wartość niesie dla otoczenia? Daj sobie czas na przepracowanie tego samodzielnie, wspólnie z zespołem lub zarządem.
• Kolejne pytanie to „How?„, czyli: w jaki sposób dostarczę, zrealizuję moją wizję, moje „dlaczego?”, czym się wyróżniam? Jakie są moje unikalne kompetencje, know-how, sposób, w jaki się organizuję?
• Ostatnie pytanie to „What?„, czyli: co zrobię? Jakie projekty, jakie produkty wdrożę dla klientów?

Filary strategii. Jak zarządzać projektami w firmie?

Fundamentalne dla budowania strategii jest określenie jej filarów, tj. business objectives, które w dalszych krokach procesu pozwolą budować portfele projektów skupionych na strategicznych celach.

• Cele i kluczowe rezultaty – dla każdego filaru należy zdefiniować strategiczne OKR, czyli Objective and Key Result, które nakreślą aspiracyjny cel. Zdefiniuj również kilka oczekiwanych rezultatów, dzięki którym poznasz, że cel został osiągnięty. OKR-y zazwyczaj wykorzystywane są w praktyce kwartalnych i rocznych celów, jednak mogą pojawić się na poziomie strategii i odzwierciedlać kilkuletnią perspektywę.

• Czas – w wyborze odpowiedniego horyzontu czasu pomoże Strategic Roadmap. Określając strategię w czasie, dobrze jest dać zespołom jak najwięcej przestrzeni w poszukiwaniu najlepszej drogi do realizacji celów strategicznych – z drugiej strony, w ramach każdego filaru strategii warto wskazać kluczowe inicjatywy, które będą jednocześnie punktami odniesienia na osi czasu,. Ułatwi to realizację celów i wskaże, czy organizacja podąża we właściwym kierunku.
• Kierunek zmiany – wyznaczenie kierunku zmiany zamiast szczegółowych zadań pozostawia przestrzeń na określenie drogi przez zespoły, poszczególne obszary i działy w firmie. W ten sposób pracownicy zyskują moc sprawczą, promując jednocześnie kulturę samoorganizacji.

• Model biznesowy – ostatni etap to projektowanie modelu biznesowego firmy – rozważenia wymaga, czy i w jakim stopniu zmieni się on w związku z nową strategią.

Jaki są korzyści Agile?

Zwinne podejście do zarządzania projektami oferuje wiele korzyści, które czynią je atrakcyjnym wyborem dla firm z różnych branż. Główne korzyści zwinnego podejścia to:

1. Szybsza reakcja na zmiany: zwinność umożliwia szybką adaptację do zmieniających się wymagań rynku, preferencji klientów i warunków zewnętrznych.
2. Większa wartość dla klienta: skupienie się na ciągłym dostarczaniu wartości dla klienta poprawia jakość obsługi i zwiększa satysfakcję.
3. Poprawa jakości produktu: regularny feedback od interesariuszy i iteracyjny rozwój pozwalają na ciągłe doskonalenie produktu.
4. Zwiększona produktywność i efektywność: za sprawą minimalizowania marnotrawstwa czasu i zasobów, zwinne metodyki umożliwiają uzyskanie większej produktywności i efektywności.
5. Lepsza przewidywalność i kontrola nad projektem: krótsze cykle iteracyjne pozwalają na regularną ocenę postępów i lepszą kontrolę nad projektem.
6. Zwiększone zaangażowanie i satysfakcja zespołu: samodzielność i odpowiedzialność zespołów zwinnych zwiększają zaangażowanie i satysfakcję z pracy.
7. Elastyczność budżetowa: zwinne metodyki umożliwiają lepsze zarządzanie kosztami i elastyczne alokowanie zasobów.
8. Redukcja ryzyka: częste przeglądy i adaptacje pozwalają na wczesne wykrywanie problemów i minimalizację ryzyka.
9. Lepsza komunikacja i współpraca: regularne spotkania i bliska współpraca między członkami zespołu i interesariuszami prowadzą do lepszej komunikacji i zrozumienia celów.
10. Szybsze dostarczanie produktu na rynek: zwinne podejście może skrócić czas potrzebny na dostarczenie produktu na rynek.
11. Większa przejrzystość procesu: zwinne metodyki zapewniają większą przejrzystość pracy, co ułatwia zarówno zarządzanie, jak i ocenę postępów.

Zwinne podejście jest szczególnie efektywne w dynamicznych, szybko zmieniających się środowiskach, gdzie tradycyjne metody zarządzania projektami mogą być zbyt sztywne lub wolne. Pozwala na większą adaptacyjność, skupienie na kliencie i ciągłą poprawę, co jest kluczem do sukcesu we współczesnym świecie biznesu.

Jak zwinnie zarządzać projektami w firmie?

Dla zwinnego zarządzania projektami w firmie kluczowe jest przede wszystkim :

1. Skupienie na potrzebach klienta, elastyczność w ich zaspokajaniu oraz wzrost NPS (Net Promoter Score), czyli tego, na ile klienci będą polecać Twoją firmę. W jaki sposób? Praca zwinna stawia klienta w centrum – każdego dnia i w każdym realizowanym projekcie.
2. Większa innowacyjność produktów – w zwinnej kulturze pracy zespoły są zachęcane do eksperymentowania i poszukiwania nieszablonowych rozwiązań, a porażka wpisana jest w cykl życia, jako fundament dla dalszej nauki i do dalszego działania. Próbowanie, eksperymentowanie i nauka to konieczność.
3. Skracanie czasu wdrażania rozwiązań dla klientów. Dzięki skupianiu się na iteracyjnym, przyrostowym podejściu oraz MVP (Minimum Valuable Product), czyli produkcie, który już można testować, uzyskujemy feedback i możliwość dalszego rozwoju, zgodnie z rzeczywistymi oczekiwaniami klienta. Takie podejście jest znacznie bardziej skuteczne niż bazowanie na subiektywnej wizji produktu i przeczuciach.
4. Wzrost wydajności i poprawa wyników finansowych. Praktyka wielu firm pokazuje i udowadnia, że stosowanie metody Agile i transformowanie organizacji w kierunku Managementu 3.0 to właściwy kierunek w dzisiejszych czasach.

________________________________________________

O metodach budowania modeli biznesowych w sposób pozwalający na stały rozwój firmy opowiada w kursie Nowoczesne zarządzanie projektami Piotr Skrzypczyński – laureat wielu nagród, wykładowca i trener w zakresie transformacji, zarządzania strategicznego i Managementu 3.0. Dowiedz się, jak zarządzać projektami na co dzień. Zobacz serię Piotra Skrzypczyńskiego w serwisie Youniversity.be. 

________________________________________________

A jeśli ciekawi Cię nowatorskie podejścia do zarządzania projektami, koniecznie zobacz najnowszy kurs „Project Management is Everywhere” autorstwa Waldka Olbryka. W swojej serii Waldek Olbryk, ekspert w dziedzinie transformacji firm, prezes zarządu Archicom S.A., posiadający ponad 25-letnie doświadczenie w branży nieruchomości i rozwijaniu nowych modeli biznesowych, przekonuje, że Project Management to o wiele więcej niż zarządzanie projektami – to klucz do skutecznego osiągania celów i budowania wartości w każdej dziedzinie życia.

Odkryj fascynujący świat zarządzania projektami, który zmieni sposób, w jaki patrzysz na organizacje, procesy i ludzi wokół Ciebie. Serial dostępny jest na platformie Youniversity, a jeśli nie jesteś jeszcze jej użytkownikiem: DOŁĄCZ

________________________________________________

Chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać projektami? Koniecznie dołącz do grona subskrybentów Youniversity.

A jeżeli interesuje Cię temat strategii, poukładania strategicznego, wypracowywania przewag konkurencyjnych i efektywności operacyjnej Twojej firmy, koniecznie bądź z nami na Open Day TO JEST STRATEGIA

Spotkanie będzie doskonałą okazją, by dowiedzieć się więcej o Grupie Mastermindowej i wziąć udział w inspirującej sesji prowadzonej przez Radka Drzewieckiego.

Spotkanie w formule online odbędzie się 17.10.2024 r. (czwartek) w godzinach 19:00-21:00. Udział jest bezpłatny – wystarczy się zarejestrować: zapisz się na Open Day TO JEST STRATEGIA