Project Management każdego dnia

Ostatnia aktualizacja: 08.08.2024, Autorka: Ania Radzka

Choć nie zawsze zdajemy sobie z tego sprawę, każdego dnia zarządzamy projektami. Project Management może dotyczyć dowolnej sfery – zarówno biznesu, życia zawodowego, rodzinnego, jak i osobistych pasji. Czy wiesz, że świadome podejście do zarządzania codziennymi projektami może pomóc Ci efektywniej wykorzystywać własny potencjał, wytyczać i osiągać cele w każdej dziedzinie? Dowiedz się, jak zmienić codzienne wyzwania w projekty.

W Artykule:

• Podejście projektowe radykalnie zmienia sposób, w jaki organizujemy nasze życie i pracę – przyjęcie metodyk zarządzania projektami do codziennych zadań umożliwia nie tylko lepszą organizację, ale także skuteczniejsze osiąganie celów i większą satysfakcję z wyników.
• Zmiana perspektywy w podejściu do Project Management i orientacja na wdrażanie interdyscyplinarnych mikroprojektów pozwala wykreować wartość dzięki przekraczaniu granic tradycyjnych podejść i wykorzystaniu inspiracji płynących z różnych obszarów.
• Project Management, czerpiąc inspiracje z różnych branż, staje się mostem łączącym sektory, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się niepowiązane. W kontekście zarządzania projektami warto również zwrócić uwagę na wzajemne przenikanie się dziedzin i dodawanie wartości poprzez implementację rozwiązań z jednego obszaru do drugiego. 
• Dobry Project Manager, poprzez współpracę, rozwija siebie i innych. To ktoś, kto stale się uczy – przejmuje właścicielstwo w zakresie odpowiedzialności za projekt razem z jego sukcesami i błędami. To też osoba, która wnosi innowację, budując wartość, jakiej nie było wcześniej.

Spis treści:

1. Project Management – podejście tradycyjne vs. nieformalne
2. Zarządzanie projektami każdego dnia
3. Mniej znane oblicza Project Managementu
4. Jak powiązać pasję z Project Managementem?
5. Jak być dobrym Project Managerem?
6. Project Management – o ludziach i dla ludzi

Zobacz też: 6 pytań o Project Management

Project Management – podejście tradycyjne vs. nieformalne

Project Management, czyli zarządzanie projektami w rozumieniu ogólnym, to dyscyplina polegająca na planowaniu, organizowaniu, motywowaniu oraz kontrolowaniu zasobów i procedur w celu osiągnięcia konkretnych celów projektowych w określonym czasie. Tradycyjne zarządzanie projektami często koncentruje się na trzech ograniczeniach: zakresie, czasie i kosztach, które razem znane są jako „trójkąt projektowy”. Celem jest dostarczenie produktu, usługi czy wyniku, które spełniają określone wcześniej kryteria jakości. W podejściu tradycyjnym, proces zarządzania projektem jest zazwyczaj liniowy i sekwencyjny – każda faza projektu (inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrola oraz finalizacja) musi być zakończona, zanim rozpocząć może się następna. Taka metodologia, kładzie nacisk na dokładne planowanie i prognozowanie –  często z dużą ilością dokumentacji i formalności.

Czy Project Management posiada jednak wyłącznie wymiar formalny? Zdecydowanie nie! Choć nie zawsze zdajemy sobie z tego sprawę, każdego dnia zarządzamy projektami. Project management w ujęciu holistycznym może odnosić się do dowolnej sfery – zarówno biznesu, życia zawodowego, rodzinnego, jak i osobistych pasji. Niezależnie od skali, realizacja każdego z projektów wymaga pewnej systematyzacji, odpowiedniej organizacji działań i determinacji w dążeniu do celu. Świadome podejście do zarządzania codziennymi projektami to klucz do zwiększania własnej skuteczności w radzeniu sobie z codziennymi wyzwaniami i osiąganiu wyznaczonych celów.  

Zarządzanie projektami każdego dnia

A gdyby do każdego przedsięwzięcia podchodzić jak do projektu?  Wyobraź sobie, że masz do zrealizowania ważne zadanie – zdanie egzaminu, obronę pracy dyplomowej, opracowanie raportu lub przeprowadzenie analizy rynkowej. To wyzwanie nie musi dotyczyć wyłącznie pola zawodowego. Może czeka Cię przeprowadzka, kupno samochodu albo podróż? Traktując każde z przedsięwzięć jako projekt, możesz nie tylko usprawnić jego organizację, ale również łatwiej osiągać wyznaczone cele i cieszyć się z satysfakcjonujących efektów.

Podejście projektowe radykalnie zmienia sposób, w jaki organizujemy nasze życie i pracę – przyjęcie metodyk zarządzania projektami do codziennych zadań umożliwia nie tylko lepszą organizację, ale także skuteczniejsze osiąganie celów i większą satysfakcję z wyników. Jak zmienić wyzwania w projekty?

Definiowanie celu i zakresu

Każdy projekt – niezależnie od tego, czy to obrona dyplomu, zakup mieszkania czy organizacja wydarzenia, wymaga jasno zdefiniowanego celu i zakresu. Określenie, co dokładnie chcemy osiągnąć, jest pierwszym krokiem do sukcesu. Pozwala nie tylko ustalić kierunek działań, ale także pomaga w późniejszej ocenie, czy projekt został zrealizowany pomyślnie.

Planowanie i harmonogramowanie

Kluczowym elementem zarządzania projektami jest stworzenie szczegółowego planu, uwzględniającego wszystkie zadania, jakie należy wykonać, oraz harmonogramu ich realizacji. W przypadku kupna mieszkania plan taki może obejmować np. czas potrzebny na znalezienie odpowiedniej nieruchomości, uzyskanie kredytu hipotecznego i finalizację transakcji.

Budżetowanie

Każdy projekt wymaga również wyceny i umiejętnego zarządzania finansami. Ustalenie budżetu pozwala na kontrolę kosztów i zapobiega wydatkom przekraczającym nasze możliwości finansowe. W przypadku organizacji eventu, przemyślane budżetowanie pomoże uniknąć nieprzewidzianych wydatków i pozwoli na realizację wszystkich planów bez finansowego stresu.

Monitoring i kontrola

Zarządzanie projektem to także ciągłe monitorowanie postępów i (w razie potrzeby) wprowadzanie koniecznych modyfikacji. Regularna kontrola, czy wszystkie elementy projektu są realizowane zgodnie z planem, umożliwia szybkie reagowanie na ewentualne problemy i zapobieganie opóźnieniom czy przekroczeniom budżetu.

Refleksja i ocena

Po zakończeniu projektu istotne są refleksja i ocena jego przebiegu. Analiza tego, co się udało, a co mogło pójść lepiej, stanowi cenne doświadczenie, z którego wnioski często okazują się przydatne dla przyszłych przedsięwzięć To także moment docenienia własnego osiągnięcia i satysfakcji z dobrze wykonanej pracy.

Podchodzenie do różnych zadań życiowych jak do projektów nie tylko zwiększa szanse na ich sukces, ale pozwala też zdobyć umiejętności, które cenione są w każdym aspekcie życia zawodowego i prywatnego. Zarządzanie projektami staje się w ten sposób nie tylko metodyką pracy, ale także stylem życia, który pozwala na osiąganie wyznaczonych celów z większą pewnością i efektywnością.

Mniej znane oblicza Project Managementu

W dzisiejszym szybko ewoluującym świecie biznesowym i technologicznym, zarządzanie projektami zyskuje na znaczeniu nie tylko jako niezbędne narzędzie umożliwiające firmom efektywne wprowadzanie innowacji, realizację strategicznych celów rozwojowych i optymalizację procesów operacyjnych. Rola project managera przekroczyła już dawno granice tradycyjnych branż, takich jak inżynieria, budownictwo, marketing czy IT i innych sektorów, w których kluczowe znaczenie ma umiejętność terminowego realizowania projektów zgodnie z ustalonym budżetem.

Jak przekonuje Waldek Olbryk, twórca serialu Project Management Is Everywhere na platformie Youniversity, Project Management to nie tylko zarządzanie projektami. Podejście do tematu w szerszej perspektywie pozwala zaobserwować projekty w bardzo wielu dziedzinach życia.  Project Management nie sprowadza się wyłącznie do dużych, złożonych projektów. Od planowania imprez okolicznościowych, poprzez organizowanie wakacji, aż po realizację osobistych projektów takich jak remont domu czy nauka nowych umiejętności – wszystkie te działania korzystają z metod zarządzania projektami. Umiejętność określenia celów, planowania zasobów, monitorowania postępów i adaptacji do zmieniających się okoliczności to kluczowe komponenty skutecznego zarządzania projektami, które pomocne są w osiągnięciu zamierzonych rezultatów nie tylko w biznesie, ale również w życiu codziennym.

Jak wykorzystać Project Management jako uniwersalne narzędzie umożliwiające bardziej skuteczne i efektywne osiąganie celów w różnorodnych kontekstach? Warto przyjrzeć się związkom między zarządzaniem projektami a mniej oczywistymi dziedzinami, w których Project Management wspiera realizację osobistych dążeń.

Sport, muzyka, sztuka – we wszystkich tych obszarach Project Management pozwala innowacyjnie zarządzać projektami z zaangażowaniem potencjału twórczego i kluczowych zasobów. Zarówno w odniesieniu do osób indywidualnych, jak i zespołów – pasja, która napędza sportowców i muzyków, może równie efektywnie inspirować zespoły projektowe, wzmacniając zaangażowanie w realizację celów. Zmiana perspektywy w podejściu do Project Management i orientacja na wdrażanie interdyscyplinarnych mikroprojektów pozwala wykreować wartość dzięki przekraczaniu granic tradycyjnych podejść i wykorzystaniu inspiracji płynących z wielu różnych obszarów.

Jak powiązać pasję z Project Management?

Integracja pasji z zarządzaniem projektami otwiera drogę do sukcesu szczególnie w dziedzinach kreatywnych, gdzie podejście projektowe zwiększa motywację, stymuluje innowacje i przekłada się na lepsze efekty. Idąc tropem dziedzin artystycznych, w  branży muzycznej zarządzanie projektami może obejmować produkcję, realizację projektów muzycznych i promocję. Każde z przedsięwzięć wymaga precyzyjnego planowania, koordynacji zespołów i zarządzania czasem i budżetem, które są kluczowymi elementami Project Managementu. Pasja do muzyki może również inspirować menedżerów do eksplorowania nowych, kreatywnych sposobów promocji i realizacji muzycznych projektów. Zarządzanie projektami połączone z pasją do sztuki ułatwia zrozumienie potrzeb artystycznych, umożliwia lepsze dopasowanie zasobów i strategii do unikalnych wymagań każdego projektu, a także pozwala upewnić się, że cały projekt odzwierciedla zamierzony artystyczny przekaz.

Project Management, czerpiąc inspiracje z różnych branż, staje się mostem łączącym sektory, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się niepowiązane. W kontekście zarządzania projektami warto również zwrócić uwagę na wzajemne przenikanie się dziedzin i dodawanie wartości poprzez implementację rozwiązań z jednego obszaru do drugiego.  Przykładowo, techniki zarządzania projektami stosowane w inżynierii mogą znaleźć zastosowanie w branży rozrywkowej, gdzie wysoko ceniona jest precyzja, terminowość i kontrola budżetu. Podobnie, kreatywne podejście z branży reklamowej może wnieść świeże spojrzenie do sektorów technologicznych, podnosząc innowacyjność i angażowanie użytkownika.

Analogie między sektorami mogą być widoczne na wielu płaszczyznach:

1. Zarządzanie zespołami – zarówno w IT, jak i w sztuce, kluczowe jest efektywne zarządzanie zespołem. Liderzy projektów mogą czerpać z doświadczeń menedżerów kreatywnych, jak motywować zespół, wydobywać z ludzi ich najlepsze pomysły i zarządzać talentami.
2. Agile i Scrum – metodyki zwinne, które zrewolucjonizowały sektor IT, są coraz częściej stosowane w innych obszarach, takich jak media czy edukacja, gdzie szybka adaptacja do zmian i ciągłe testowanie pomysłów może znacząco poprawić efektywność projektów.
3. Design Thinking – proces, który początkowo był stosowany głównie w projektowaniu produktów, obecnie znajduje zastosowanie w rozwiązywaniu problemów biznesowych i społecznych w różnych branżach.

Jak być dobrym Project Managerem?

Dobry Project Manager, poprzez współpracę, rozwija siebie i innych. Bycie dobrym Project Managerem to coś więcej niż tylko zarządzanie zadaniami i terminami. To przede wszystkim umiejętność współpracy, która prowadzi do wzajemnego rozwoju zarówno lidera, jak i jego zespołu. Dobry Project Manager to osoba, która nieustannie poszerza swoją wiedzę i umiejętności, biorąc na siebie odpowiedzialność za cały projekt, włączając w to zarówno jego sukcesy, jak i niepowodzenia. To także ktoś, kto nie boi się wprowadzania innowacji, otwierając drzwi do nowych możliwości i kreując wartość, jakiej nie było wcześniej.

Wpisana w dążenie do nieustannego rozwoju koncepcja „growth mindset” to mentalność wzrostu, która jest kluczowa dla każdego, kto chce skutecznie zarządzać projektami. Zrozumienie tej mentalności umożliwia Project Managerom rozwój poprzez czerpanie inspiracji nie tylko z własnej branży, ale także z innych sektorów, co sprzyja innowacyjności. Odkrywając, jak różnorodne techniki i narzędzia mogą wspierać kreatywność i efektywność w zarządzaniu projektami, możemy jako zarządzający projektem nie tylko osiągać założone cele, ale także przekraczać granice konwencjonalnego myślenia i działania. Takie podejście otwiera drogę do budowania trwałych i wartościowych innowacji, które są fundamentem sukcesu każdego projektu.

Project Management – o ludziach i dla ludzi

Jak podkreśla Waldek Olbryk, projekty robimy z ludźmi i dla ludzi, a zarządzanie projektami obecne jest w każdym fragmencie naszego życia zawodowego i prywatnego.

Niezależnie od tego, czego dany projekt dotyczy, nie można zapominać, że zarządzanie projektami jest nie tylko techniczną dyscypliną skupiającą się na osiąganiu celów i zarządzaniu zasobami, ale także ludzką umiejętnością koordynacji działań, utrzymywania zaangażowania i budowania relacji.

Empatia i zdolność do testowania zgodności działań z założeniami projektu są kluczowe dla zapewnienia, że projekty nie tylko spełniają swoje cele biznesowe, ale także wspierają rozwój osobisty i wzmacniają kompetencje uczestników. Właściwe zarządzanie projektami decyduje nie tylko o sukcesie danego przedsięwzięcia i poprawie zawodowych i osobistych wyników, ale także stwarza przestrzeń do eksploracji własnych talentów i umiejętności wszystkich zaangażowanych osób.

Od Redakcji Bloga Youniversity

 „Project Management is Everywhere” autorstwa Waldka Olbryka to jeden z najchętniej oglądanych seriali na platformie Youniversity. Waldek Olbryk, ekspert w dziedzinie transformacji firm, prezes zarządu Archicom S.A., posiadający ponad 25-letnie doświadczenie w branży nieruchomości i udokumentowane umiejętności w przekształcaniu organizacji i miast, stymulowaniu wzrostu oraz rozwijaniu nowych modeli biznesowych, przekonuje, że Project Management to o wiele więcej niż zarządzanie projektami – to klucz do skutecznego osiągania celów i budowania wartości w każdej dziedzinie życia. Prezentując różne perspektywy, uczy patrzenia na zarządzanie projektami przez pryzmat biznesu, życia codziennego i pasji.

Odkrycie fascynującego świata zarządzania projektami na zawsze zmieni Twoją perspektywę i sposób, w jaki patrzysz na organizacje, procesy i ludzi wokół Ciebie.  W Project Management is Everywhere nie zabraknie też praktycznych wskazówek, które od zaraz wdrażać można nie tylko w pracy, ale i w życiu osobistym.

Odkryj fascynujący świat zarządzania projektami, który zmieni sposób, w jaki patrzysz na organizacje, procesy i ludzi wokół Ciebie. Serial dostępny jest na platformie Youniversity, a jeśli nie jesteś jeszcze jej użytkownikiem: DOŁĄCZ

_____________________

Na Youniversity znajdziesz też inne seriale w tematyce Project Management:

Zarządzanie Projektami – Igor Mróz

Pełnienie funkcji lidera nie musi stać w sprzeczności z sięganiem po wsparcie swojego zespołu. Przesadna samodzielność podyktowana względami ambicjonalnymi to pułapka, której zdecydowanie warto unikać. Dobry kierownik projektu – poza znajomością przydatnych narzędzi – powinien również wiedzieć, jakich błędów nie popełniać, by efektywność jego pracy nie spadała. Skuteczność w działaniu przejawia się również w sposobie komunikacji z zespołem i odpowiednio przygotowywanych harmonogramów zarządzania projektami.

Serial jest dostępny na platformie Youniversity – a jeśli nie jesteś jej użytkownikiem – dołącz teraz >>

Nowoczesne zarządzanie projektami – Piotr Skrzypczyński

Ta seria to zbiór cennych wskazówek dotyczących rozwoju, przeznaczony dla każdej firmy, która chce iść z duchem czasu. Przekonaj się, jak innym udało się dokonać transformacji w swojej organizacji i z jakimi decyzjami się to wiązało. Nasz ekspert wyjaśni, w jaki sposób nowoczesne zarządzanie wypływa na współpracę z klientem, którego potrzeby możemy pełniej realizować.

Serial jest dostępny na platformie Youniversity – a jeśli nie jesteś jej użytkownikiem – dołącz teraz >>

Jak dobrze rozpocząć projekt – Agnieszka Kaczmarek-Kacprzak

Podczas prawie 3h sesji live zwracamy uwagę na aspekty realizacji projektów, które są „nie-doopiekowane” – spędzają sen z powiek kierownikom projektu już na etapie realizacji. Zrozumiesz, jak ważna jest faza planowania (która pozwala uniknąć rozminięcia się z oczekiwaniami interesariuszy i dostarczenia niespełniających tych oczekiwań produktów). Dowiesz się, kiedy warto zakończyć projekt oraz jak – z wykorzystaniem karty projektu – skutecznie zaplanować i realizować projekt.

Serial jest dostępny na platformie Youniversity – a jeśli nie jesteś jej użytkownikiem – dołącz teraz >>

* * *

Jeśli nie masz jeszcze Youniversity, dołącz do nas! Teraz możesz SKORZYSTAĆ Z WYJĄTKOWEJ OFERTY – PAKIETU LIFETIME.

Co zawiera pakiet LIFETIME?

• 100+ kursów w 9 kategoriach: zarządzanie projektami, komunikacja i relacje, wellbeing, zespoły zdalne, sprzedaż i marketing, zarządzanie, przywództwo, doskonałość operacyjna, wydarzenia live
• 50+ najlepszych ekspertów w swoich dziedzinach
• w każdym miesiącu NOWY content
• 1000+ materiałów w formie video/podcastu/plików pdf 
• konferencje i power speeche dostępne wyłącznie dla subskrybentów
• workbooki i materiały do kursów 
• 4-godzinne warsztaty na żywo w formie sesji live co miesiąc
• aplikacja mobilna
• 12 ścieżek rozwojowych w roku – zakończonych certyfikatem
• Powerful Leadership Guidebook, przewodnik zawierający prawie 400 stron  praktycznej wiedzy, który przeprowadzi Cię przez 4 perspektywy rozwoju Lidera, zawarte w 12 modułach merytorycznych

Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące pakietu!

Na jaki czas otrzymam dostęp po danej cenie?

Dostęp nie ma ograniczeń, korzystasz z funkcjonalności Youniversity i więcej nie płacisz.

Co zawierają ścieżki rozwojowe?

Przykładowy schemat ścieżki rozwojowej: 

• prework
• tematyczna sesja live 
• zadania domowe (gotowe templaty, materiały z platformy)
• sesja Q&A (prezentacja realizacji zadań, networkingu, konsultacje)
• refleksja (w formie pisemnej)

Warunkiem uzyskania certyfikatu z ukończenia wszystkich 12 ścieżek rozwojowych rocznie jest aktywne uczestnictwo w każdym z elementów wymienionych powyżej.  

Czy mogę  zakupić poszczególne elementy pakietu oddzielnie?

Pakiet stanowi nierozłączną całość.

Czy dostęp LIFETIME obejmuje również przyszłe funkcjonalności, nowe kursy?

 Oczywiście, pakiet LIFETIME to dostęp do Youniversity w nielimitowanym czasie.

Czy można kupić pakiet LIFETIME w formie rat?

Tak. Podczas procesu zakupu należy zaznaczyć opcję płatności ratalnej.