{"id":2057,"date":"2024-06-27T08:10:00","date_gmt":"2024-06-27T06:10:00","guid":{"rendered":"https:\/\/youniversity.be\/blog\/?p=2057"},"modified":"2024-06-27T09:44:33","modified_gmt":"2024-06-27T07:44:33","slug":"jak-w-3-krokach-przygotowac-spotkanie-zdalne","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/youniversity.be\/blog\/jak-w-3-krokach-przygotowac-spotkanie-zdalne\/","title":{"rendered":"Spotkanie zdalne – sprawd\u017a, jak przygotowa\u0107 je w 3 krokach"},"content":{"rendered":"\n

Ostatnia aktualizacja: 27.06.2024<\/em><\/p>\n\n\n\n

Spotkanie zdalne to termin, kt\u00f3ry na sta\u0142e zago\u015bci\u0142 w s\u0142owniku biznesu. Pandemia wymusi\u0142a na firmach wypracowanie nowych standard\u00f3w. Praca w modelu hybrydowym, rozproszone zespo\u0142y i spotkania zdalne to dzisiaj codzienno\u015b\u0107, kt\u00f3ra jednak dla wielu organizacji nadal stanowi wyzwanie. Jak przygotowa\u0107 spotkanie zdalne, aby by\u0142o r\u00f3wnie efektywne i skuteczne jak spotkanie bezpo\u015brednie? <\/strong><\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\n

W Artykule:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Maj\u0105c w planach spotkanie zdalne nale\u017cy upewni\u0107 si\u0119, czy b\u0119dziemy w stanie skutecznie dotrze\u0107 z przekazem do wszystkich, kt\u00f3rych obecno\u015b\u0107 na spotkaniu jest wskazana. Chodzi o po\u0142\u0105czenie dost\u0119pnej dla wszystkich technologii oraz odpowiedniego planowania.<\/p>\n\n\n\n

W artykule omawiamy 3 proste kroki, kt\u00f3re pomog\u0105 Ci zorganizowa\u0107 spotkanie zdalne.<\/strong><\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\n

Spis tre\u015bci:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Termin spotkania zdalnego oraz wymogi techniczne<\/strong><\/a><\/li>\n\n\n\n
  2. Cel spotkania, wyb\u00f3r uczestnik\u00f3w i szczeg\u00f3\u0142owy plan<\/strong><\/a><\/li>\n\n\n\n
  3. Agenda spotkania zdalnego<\/strong><\/a><\/li>\n\n\n\n
  4. Spotkanie minuta po minucie<\/strong><\/a><\/li>\n\n\n\n
  5. Spotkanie zdalne – korzy\u015bci<\/strong><\/a><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Zobacz te\u017c: Produktywno\u015b\u0107 osobista i zawodowa<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Spotkanie zdalne krok 1: Ustalanie terminu spotkania oraz wymog\u00f3w technicznych <\/h2>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Termin spotkania<\/h3>\n\n\n\n

    Przygotowuj\u0105c spotkanie zdalne wa\u017cne jest, by wyznaczony termin pasowa\u0142 jak najwi\u0119kszej liczbie zaproszonych uczestnik\u00f3w. Jak najlepiej zaplanowa\u0107 godzin\u0119 spotkania? To mo\u017ce by\u0107 podchwytliwe pytanie, dlatego aby unikn\u0105\u0107 konflikt\u00f3w harmonogram\u00f3w i rozbie\u017cno\u015bci w preferencjach, np. rano czy po po\u0142udniu, trzeba postara\u0107 si\u0119 znale\u017a\u0107 tak\u0105 godzin\u0119 spotkania, kt\u00f3ra wi\u0119kszo\u015bci uczestnik\u00f3w b\u0119dzie pasowa\u0142a, lub b\u0119dzie swego rodzaju kompromisem.<\/p>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    \"spotkanie<\/figure>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    W celu ustalenia dogodnej dla wszystkich daty i godziny, warto przeprowadzi\u0107 szybkie g\u0142osowanie. Zadane pytanie powinno by\u0107 sformu\u0142owane w taki spos\u00f3b, aby m\u00f3c udzieli\u0107 na nie prostej i jednoznacznej odpowiedzi, najlepiej za pomoc\u0105 wirtualnych gest\u00f3w. Osoby, kt\u00f3rym nie pasuje zaproponowany termin, mog\u0105 przedstawi\u0107 swoj\u0105 propozycj\u0119, a pozostali r\u00f3wnie szybko mog\u0105 ponownie zag\u0142osowa\u0107. Ta sama metoda sprawdzi si\u0119 w przypadku konieczno\u015bci szybkiej zmiany zatwierdzonego ju\u017c terminu spotkania. <\/p>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Narz\u0119dzie komunikacji podczas spotkania<\/h3>\n\n\n\n

    Je\u015bli korzystamy z wideokonferencji, nale\u017cy wcze\u015bniej dok\u0142adnie okre\u015bli\u0107, z kt\u00f3rego z dost\u0119pnych narz\u0119dzie rozm\u00f3w wideo skorzystamy. Rozmowy wideo na wi\u0119kszym monitorze maj\u0105 zwykle lepsz\u0105 jako\u015b\u0107 ni\u017c te prowadzone za po\u015brednictwem telefon\u00f3w czy tablet\u00f3w. Warto zadba\u0107 o to, by uczestnicy spotkania byli \u015bwiadomi tego, jaki sprz\u0119t da im najlepsze korzy\u015bci z uczestnictwa.<\/p>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    \"spotkanie<\/figure>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    W trakcie wideo rozmowy na laptopie najlepsze efekty daje korzystanie z kamerek internetowych oraz mo\u017cliwo\u015b\u0107 wsp\u00f3\u0142dzielenia ekranu. Dla efektywno\u015bci spotkania kluczowa jest bowiem mo\u017cliwo\u015b\u0107 widzenia i s\u0142yszenia siebie nawzajem przez uczestnik\u00f3w. Udost\u0119pnianie ekranu natomiast pozwala wszystkim uczestnikom zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 na najwa\u017cniejsze poruszane w trakcie spotkania zagadnienia.<\/p>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Spotkanie zdalne krok 2: Cel spotkania, wyb\u00f3r uczestnik\u00f3w i przedstawienie szczeg\u00f3\u0142owego planu<\/h2>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Cel spotkania<\/h3>\n\n\n\n

    Najwa\u017cniejsz\u0105 kwesti\u0105, od kt\u00f3rej zaczynamy planowanie spotkania, jest jego cel. Chodzi o zrozumienie celu spotkania, czyli co chcemy lub mamy nadziej\u0119 osi\u0105gn\u0105\u0107, organizuj\u0105c spotkanie.<\/p>\n\n\n\n

    Wyb\u00f3r uczestnik\u00f3w spotkania<\/h3>\n\n\n\n

    Pierwszym krokiem w planowaniu spotkania zdalnego jest podj\u0119cie decyzji, kto powinien by\u0107 na nim obecny. Mo\u017ce si\u0119 to wydawa\u0107 oczywiste, ale przy podejmowaniu tej decyzji nale\u017cy wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119 kilka czynnik\u00f3w. Na przyk\u0142ad, czyja obecno\u015b\u0107 powinna by\u0107 obowi\u0105zkowa, a kto mo\u017ce do\u0142\u0105czy\u0107, bo temat jest interesuj\u0105cy, ale nie musi tam by\u0107, czy wreszcie kto nie powinien znale\u017a\u0107 si\u0119 na spotkaniu.<\/p>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    \"Youniversity<\/a><\/figure>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Agenda spotkania zdalnego<\/h2>\n\n\n\n

    Dobr\u0105 praktyk\u0105 spotka\u0144 zdalnych jest sporz\u0105dzenie agendy, kt\u00f3ra zawiera wszystkie niezb\u0119dne elementy, opatrzone kr\u00f3tkim opisem, np.: prezentacja, dyskusja, podj\u0119cie decyzji. Oczekiwane rezultaty ka\u017cdego podpunktu staj\u0105 si\u0119 jednocze\u015bnie pomocne dla uczestnik\u00f3w w odpowiednim przygotowaniu si\u0119 do ka\u017cdego etapu.<\/p>\n\n\n\n

    Osoby zaproszone na wirtualne spotkanie powinny mie\u0107 podobny poziom wiedzy na temat spotkania. Dzi\u0119ki temu nikt nie traci czasu na wprowadzenie, a spotkanie ko\u0144czy si\u0119 o wyznaczonej godzinie, co zwykle gwarantuje podj\u0119cie wymaganych decyzji i decyduje o efektywno\u015bci spotkania. <\/p>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    \"spotkanie<\/figure>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Agenda powinna by\u0107 wys\u0142ana do wszystkich uczestnik\u00f3w z wyprzedzeniem, aby ka\u017cdy m\u00f3g\u0142 przygotowa\u0107 si\u0119 do spotkania i czu\u0107 si\u0119 komfortowo w kontek\u015bcie wniesienia swojego wk\u0142adu. Mo\u017cna to r\u00f3wnie\u017c wykorzysta\u0107 jako czas na przedstawienie kontekstu do ka\u017cdego tematu, odpowiedzi na nurtuj\u0105ce zagadnienia jeszcze przed rozpocz\u0119ciem spotkania. <\/p>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Spotkanie zdalne krok 3: Stworzenie grafiku spotkania <\/h2>\n\n\n\n

    Trafionym sposobem na optymalizacj\u0119 i zwi\u0119kszenie efektywno\u015bci spotkania online jest stworzenie grafiku i zaplanowanie przebiegu poszczeg\u00f3lnych punkt\u00f3w agendy, a tak\u017ce okre\u015blenie czasu, kt\u00f3ry mo\u017cna po\u015bwi\u0119ci\u0107 na ka\u017cd\u0105 cz\u0119\u015b\u0107. Pilnowanie czasu jest niezwykle wa\u017cne pod wzgl\u0119dem biznesowym. Jest r\u00f3wnie\u017c uszanowaniem pracy uczestnik\u00f3w zdalnego spotkania. Dobrym rozwi\u0105zaniem jest wyznaczenie osoby, kt\u00f3ra dopilnuje, by poszczeg\u00f3lne etapy, a tak\u017ce ca\u0142e spotkanie zmie\u015bci\u0142o si\u0119 w zaplanowanym czasie. <\/p>\n\n\n\n
    \n\n\n\n

    Korzy\u015bci organizowania spotka\u0144 zdalnych<\/h2>\n\n\n\n

    Pomimo, \u017ce spotkania zdalne mog\u0105 by\u0107 dla cz\u0119\u015bci os\u00f3b frustruj\u0105ce, ten spos\u00f3b komunikacji zyskuje na popularno\u015bci. Pozwalaj\u0105 one zaoszcz\u0119dzi\u0107 pieni\u0105dze na kosztach podr\u00f3\u017cy – zw\u0142aszcza w przypadku zespo\u0142\u00f3w rozproszonych, b\u0105d\u017a gdy uczestnicy znajduj\u0105 si\u0119 w r\u00f3\u017cnych oddzia\u0142ach firmy zlokalizowanych na terenie ca\u0142ego kraju. Panuje przekonanie, \u017ce podczas spotkania zdalnego mo\u017cna zrobi\u0107 wi\u0119cej w kr\u00f3tszym czasie, ni\u017c podczas spotkania tradycyjnego.<\/p>\n\n\n\n

    Spotkanie zdalne – korzy\u015bci:<\/strong><\/p>\n\n\n\n